Upomínka k nezaplacené faktuře: kdy ji poslat a co v ní má být

Kdy je odběratel v prodlení

Upomínka není podmínkou prodlení. Dlužník, který dluh řádně a včas neplní, je v prodlení (§ 1968 občanského zákoníku, zákon č. 89/2012 Sb.). Pokud je splatnost na faktuře nebo ve smlouvě, musí dlužník zaplatit i bez vyzvání (§ 1958 odst. 1). Prodlení tedy začíná dnem po splatnosti, ať upomínku pošlete, nebo ne.

Proč ji posílat:

• Většina pozdních plateb je zapomnění nebo faktura ztracená v cizí poště. Zdvořilá upomínka to vyřeší nejrychleji.
• Máte písemný doklad, že jste dlužníka upozornili a dali mu lhůtu.
• Zjistíte včas, jestli odběratel s fakturou nesouhlasí. Spor o množství nebo kvalitu je lepší řešit hned.

Časová osa vymáhání

Lhůty v prvních dvou řádcích nejsou zákonné, jde o běžnou praxi. Zákonná je jen sedmidenní lhůta u předžalobní výzvy a promlčení: obecná promlčecí lhůta je 3 roky (§ 629 odst. 1 občanského zákoníku).

Co musí upomínka obsahovat

1. Číslo faktury a datum vystavení. Odběratel si ji musí dohledat bez dalšího dotazu.
2. Dlužnou částku. Pokud zaplatil část, uveďte zbývající dluh.
3. Původní datum splatnosti.
4. Platební údaje. Číslo účtu, variabilní symbol, případně QR kód pro platbu.
5. Novou lhůtu k úhradě. Konkrétní datum, ne „co nejdříve“.
6. Kontakt. Komu zavolat, když je s fakturou problém.
7. U 2. upomínky a výzvy: úrok z prodlení a náklady spojené s uplatněním pohledávky.

Úrok z prodlení v roce 2026

Věřitel, který splnil své povinnosti, může u peněžitého dluhu požadovat úrok z prodlení (§ 1970 občanského zákoníku). Jeho výši stanoví nařízení vlády č. 351/2013 Sb.: odpovídá ročně repo sazbě České národní banky platné pro první den kalendářního pololetí, v němž došlo k prodlení, zvýšené o 8 procentních bodů (§ 2 odst. 1).

Sazba se určí podle pololetí, ve kterém prodlení začalo, a platí po celou dobu prodlení. Bankovní rada ČNB jedná 5. listopadu 2026, případná změna se proto projeví až u prodlení od ledna 2027.

Příklad: faktura na 20 000 Kč splatná 15. 10. 2026, zaplacená o 30 dní později. 20 000 × 11,75 % × 30 / 365 = 193,15 Kč úroku z prodlení.

Náklady spojené s uplatněním pohledávky. Mezi podnikateli můžete vedle úroku požadovat paušální náhradu nákladů nejméně 1 200 Kč za každou pohledávku (§ 3 nařízení vlády č. 351/2013 Sb.). U spotřebitelů tento paušál neplatí.

Vzor 1. upomínky

Vzor 2. upomínky

Poslední věta o odpuštění úroku je na vás. Dlužníkovi dává důvod zaplatit hned a vy ji nemusíte použít.

Vzor předžalobní výzvy

Výzvu k plnění pošlete nejméně 7 dní před podáním žaloby na adresu pro doručování dlužníka, případně na jeho poslední známou adresu. Bez ní soud žalobci zpravidla nepřizná náhradu nákladů řízení, i když vyhraje (§ 142a odst. 1 občanského soudního řádu, zákon č. 99/1963 Sb.). Posílejte ji tak, abyste odeslání uměli doložit: doporučeně, datovou schránkou nebo e-mailem s elektronickým podpisem.

U vyšších částek nebo sporné pohledávky dejte výzvu před odesláním přečíst advokátovi.

Nejčastější chyby

• Upomínka bez nové lhůty. Dlužník nemá důvod platit dnes.
• Výhrůžky hned v první upomínce. Zbytečně zhorší vztah s klientem, který jen zapomněl.
• Upomínka na zaplacenou fakturu. Vznikne, když se platby kontrolují ručně podle výpisu. Než upomínku pošlete, spárujte výpis.
• Čekání do konce roku. Čím déle dluh visí, tím hůř se vymáhá, a promlčecí lhůta běží.

Jak to řeší Nextivo Fakturace

Nextivo Fakturace je fakturační program pro živnostníky a firmy do 10 lidí. Když v Nastavení → Upomínky zapnete automatické upomínky, odejde po splatnosti zdvořilá upomínka sama podle rozvrhu, který si nastavíte. Platby spárujete z výpisu kterékoli banky (ABO/GPC, camt.053, MT940 nebo CSV), u Fio načtete platby jedním kliknutím. Na přehledu vidíte, kdo vám dluží, a odhad příjmů na 30, 60 a 90 dní počítá s tím, jak pozdě vaši klienti obvykle platí. Druhou upomínku a předžalobní výzvu podle vzorů výše pošlete sami. Modul Fakturace stojí 149 Kč za uživatele a měsíc, konečná cena, nejsme plátci DPH, a prvních 14 dní je zdarma bez platební karty. Řemeslníkům a servisním firmám ukazuje použití stránka Služby a řemesla, co má mít faktura neplátce, rozebírá článek Fakturační program pro neplátce DPH.

Časté otázky

Kdy poslat první upomínku k nezaplacené faktuře?

Obvykle 3 až 7 dní po splatnosti. Zákon lhůtu nestanoví, dlužník je v prodlení už den po splatnosti.

Musím poslat upomínku, abych mohl účtovat úrok z prodlení?

Ne. Úrok z prodlení náleží od prvního dne po splatnosti (§ 1970 občanského zákoníku), upomínka jen dlužníka upozorní.

Kolik je úrok z prodlení v roce 2026?

Pro prodlení vzniklé od 1. 7. do 31. 12. 2026 je to 11,75 % ročně: repo sazba ČNB 3,75 % plus 8 procentních bodů (nařízení vlády č. 351/2013 Sb.).

Můžu po firmě chtít 1 200 Kč za upomínku?

Mezi podnikateli můžete požadovat náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky nejméně 1 200 Kč za každou pohledávku (§ 3 nařízení vlády č. 351/2013 Sb.). Po spotřebiteli ne.

Kolik dní předem poslat předžalobní výzvu?

Nejméně 7 dní před podáním žaloby, na adresu pro doručování dlužníka (§ 142a občanského soudního řádu). Jinak hrozí, že vám soud nepřizná náhradu nákladů řízení.

Posílá Nextivo Fakturace upomínky samo?

Ano, když v Nastavení → Upomínky zapnete automatické upomínky. Pak po splatnosti odejde zdvořilá upomínka sama podle nastaveného rozvrhu. Předžalobní výzvu posíláte sami.

Článek shrnuje obecné informace k datu vydání a nenahrazuje právní radu. Čísla faktur, účtů a data ve vzorech jsou smyšlená.

Fakta ověřena k 3. 11. 2026.