Lhůty u zaměstnanců, které malé firmy nejčastěji prošvihnou

Přehled lhůt v jedné tabulce

Zkušební doba

Zkušební doba nesmí být delší než 4 měsíce po sobě jdoucí ode dne vzniku pracovního poměru, u vedoucího zaměstnance 8 měsíců. Musí být sjednaná písemně, nejpozději v den vzniku pracovního poměru, a u poměru na dobu určitou nesmí být delší než polovina sjednané doby. Prodlužuje se o pracovní dny, kdy zaměstnanec kvůli překážce v práci nebo dovolené neodpracoval celou směnu (§ 35).

Co hlídat: datum konce si zapište při podpisu smlouvy a nastavte si upozornění několik týdnů předem. Rozhodnutí, jestli spolupráce pokračuje, má padnout dřív než poslední den. Pozor na zmíněné prodloužení, kdo byl ve zkušební době nemocný nebo na dovolené, má konec později, než ukazuje smlouva.

Pracovní poměr na dobu určitou

Doba určitá smí být sjednaná nejdéle na 3 roky a mezi stejnými stranami se smí opakovat nejvýše dvakrát (§ 39). Když zaměstnanec po uplynutí sjednané doby dál pracuje s vědomím zaměstnavatele, platí, že jde o pracovní poměr na dobu neurčitou (§ 65 odst. 2).

Co hlídat: konec doby určité a počet opakování. Upozornění si nastavte s takovým předstihem, abyste stihli rozhodnout, připravit dodatek nebo se rozloučit. Zapomenutý konec smlouvy je v malé firmě častý způsob, jak nechtěně vznikne poměr na dobu neurčitou.

Pracovnělékařské prohlídky

Vstupní prohlídku musí zaměstnavatel zajistit vždy před vznikem pracovního vztahu u prací zařazených do druhé, druhé rizikové, třetí nebo čtvrté kategorie a u prací, ke kterým jiné předpisy stanoví podmínky zdravotní způsobilosti. U práce první kategorie ji zaměstnavatel může vyžadovat (§ 59 odst. 1 zákona 373/2011 Sb.).

Periodické prohlídky se podle vyhlášky 79/2013 Sb. (§ 11 odst. 2, znění účinné od 1. 1. 2026) řídí kategorií práce:

• kategorie druhá riziková a třetí: jednou za 2 roky,
• kategorie čtvrtá: jednou za rok,
• kategorie první a druhá: jen když ji zaměstnavatel nebo zaměstnanec písemně vyžádá, s intervaly podle věku zaměstnance.

Vyhláška zná i další případy (rizika podle přílohy, jiné předpisy), které interval mění. Přesný interval pro konkrétní práci proto ověřte u poskytovatele pracovnělékařských služeb, se kterým máte smlouvu. Co hlídat: datum platnosti posudku u každého člověka a upozornění tak, aby se stihl objednat termín u lékaře.

Školení BOZP

Zaměstnavatel musí zajistit školení o předpisech k bezpečnosti a ochraně zdraví při práci při nástupu zaměstnance, při změně pracovního zařazení nebo druhu práce a při zavedení nové technologie nebo změně pracovních prostředků. Pokud to povaha a závažnost rizika vyžaduje, musí se školení pravidelně opakovat. Obsah a četnost školení, způsob ověření znalostí a dokumentaci určuje zaměstnavatel (§ 103 odst. 2 a 3).

Co hlídat: datum posledního školení a termín dalšího podle četnosti, kterou jste si určili. Totéž platí pro školení požární ochrany a pro průkazy (řidičské oprávnění u referentských vozidel, profesní a zdravotní průkazy), pokud je vaše práce vyžaduje.

Dovolená

Výměra dovolené je nejméně 4 týdny v kalendářním roce (§ 212 odst. 1). Dobu čerpání určuje zaměstnavatel a musí ji zaměstnanci písemně oznámit aspoň 14 dní předem, pokud se nedohodnou na kratší lhůtě (§ 217 odst. 1). Dovolenou má určit tak, aby se vyčerpala v roce, kdy na ni vzniklo právo (§ 218 odst. 1). Část přesahující 4 týdny lze na písemnou žádost zaměstnance převést do dalšího roku (§ 218 odst. 2) a převedenou nebo nevyčerpanou dovolenou je potřeba vyčerpat nejpozději do konce následujícího roku (§ 218 odst. 3). Když ji zaměstnavatel neurčí do 30. června následujícího roku, může si čerpání určit sám zaměstnanec (§ 218 odst. 4).

Co hlídat: zůstatek dovolené u každého člověka, převody z loňska a to, aby se dovolená během roku opravdu čerpala, ne až v prosinci všichni najednou.

Jak na lhůty nezapomenout

1. Jedno místo pro všechny lhůty. Ne šanon, kalendář jednoho člověka a tabulka druhého.
2. Datum konce, ne jen začátku. U prohlídky a školení si zapisujte, do kdy platí.
3. Upozornění s předstihem. Na prohlídku potřebujete termín u lékaře, na konec smlouvy rozhodnutí. Týden předem bývá pozdě.
4. Historie. Starý posudek nebo záznam o školení nemazat, je to doklad, co platilo dřív.
5. Pravidelná kontrola. Jednou měsíčně projít, co vyprší v dalších 90 dnech.

Jak to řeší Nextivo Personalistika

V modulu Personalistika má každý člověk kartu se smlouvou a lhůtami. Konec zkušební doby a doby určité se hlídá sám ze zapsaného poměru, lékařské prohlídky, školení BOZP a požární ochrany, průkazy a certifikáty zapíšete jako lhůty s datem platnosti. U každé lhůty nastavíte, kolik dní předem upozornit, a upozornění přijde do portálu. Přehled Co komu kdy vyprší ukáže propadlé lhůty a co vyprší do 30 nebo 90 dní, jde vyexportovat do Excelu. Obnovená lhůta nechá starou v historii. Nárok na dovolenou se spočítá z pracovního poměru, vidíte převod z loňska, vyčerpáno i to, co čeká na schválení, a zaměstnanec vidí svůj zůstatek sám. Když máte i Směny a docházku, lidi převezmete jedním klikem a schválená dovolená a nemoc se v rozpisu ukážou jako blokované dny.

Nextivo je modulární systém pro malé a střední firmy: zapnete jen moduly, které potřebujete, pod jedním účtem. Personalistika stojí 350 Kč za firmu a měsíc, konečná cena, nejsme plátci DPH, a prvních 14 dní je zdarma bez platební karty.

Článek shrnuje obecné informace k datu vydání a nenahrazuje právní ani účetní radu.

Časté otázky

Jak dlouho může trvat zkušební doba?

Nejvýš 4 měsíce ode dne vzniku pracovního poměru, u vedoucího zaměstnance 8 měsíců. Musí být sjednaná písemně nejpozději v den nástupu a prodlužuje se o dny překážek v práci a dovolené (§ 35 zákoníku práce).

Kolikrát lze opakovat smlouvu na dobu určitou?

Doba určitá smí trvat nejdéle 3 roky a mezi stejnými stranami se může opakovat nejvýše dvakrát (§ 39 zákoníku práce).

Jak často se dělá periodická lékařská prohlídka?

Podle kategorie práce: u druhé rizikové a třetí kategorie jednou za 2 roky, u čtvrté jednou za rok, u první a druhé jen na písemnou žádost zaměstnavatele nebo zaměstnance (vyhláška 79/2013 Sb.). Přesný interval ověřte u poskytovatele pracovnělékařských služeb.

Jak často opakovat školení BOZP?

Zákon pevný interval nestanoví. Školení je povinné při nástupu a při změně práce, opakuje se, když to vyžaduje povaha rizika, a četnost určuje zaměstnavatel (§ 103 zákoníku práce).

Kolik stojí hlídání lhůt zaměstnanců v Nextivu?

Personalistika stojí 350 Kč za firmu a měsíc, konečná cena, nejsme plátci DPH, 14 dní zdarma.