Jak vybrat fakturační program, když nejste plátce DPH

Co musí být na faktuře neplátce

Neplátce DPH nevystavuje daňový doklad podle zákona o DPH. Faktura je pro něj obchodní listina a doklad pro jeho evidenci. Občanský zákoník (§ 435) vyžaduje, aby obchodní listiny podnikatele obsahovaly:

• jméno nebo název a sídlo (u živnostníka adresu místa podnikání),
• identifikační číslo (IČO), pokud je přidělené,
• údaj o zápisu do obchodního rejstříku včetně oddílu a vložky, nebo údaj o zápisu v jiném rejstříku či evidenci. Živnostníci v praxi uvádějí zápis v živnostenském rejstříku; jak to formulovat u vás, ověřte s účetní.

Z praktických důvodů na faktuře dále bývá odběratel, číslo faktury, datum vystavení a splatnosti, co a za kolik fakturujete a platební údaje. Věta „Nejsem plátce DPH“ povinná není, ale odběratelům ušetří dotaz, proč na faktuře DPH chybí.

Kdy se z vás stane plátce DPH

Od 1. 1. 2025 se pro povinnou registraci sleduje obrat za kalendářní rok. Podle informací Finanční správy platí dvě hranice:

• 2 000 000 Kč: když je za kalendářní rok překročíte, stáváte se plátcem od 1. ledna následujícího roku,
• 2 536 500 Kč: když je překročíte během roku, stáváte se plátcem už následujícím dnem.

Přihlášku k registraci je potřeba podat do 10 pracovních dnů od překročení. Limity se mohou měnit, proto si aktuální stav ověřte na webu Finanční správy nebo u účetní. Pro výběr programu z toho plyne jedno: počítejte s tím, že jednou můžete plátcem být, a vyberte program, ve kterém se dá přepnout na plátce bez stěhování dat.

Na co se dívat při výběru programu

1. Konečná cena a za co platíte. Někde se platí za účet, jinde za uživatele, jinde podle počtu kontaktů nebo dokladů. U některých ceníků se k uvedené částce ještě připočítává DPH. Neplátce, který program kupuje, zaplatí cenu i s daní, protože si ji nemůže odečíst.
2. Platby z banky. Ruční odškrtávání zaplacených faktur je nejčastější ztráta času. Hledejte párování plateb z výpisu nebo napojení na banku.
3. Upomínky. Program by měl sám ukázat faktury po splatnosti a pomoct s upomínkou.
4. Export pro účetní. Ověřte, že program umí export do formátu, se kterým pracuje vaše účetní (třeba XML pro její účetní program nebo ISDOC), a že účetní může dostat vlastní přístup.
5. Přechod na plátce. Přepnutí na plátce by mělo znamenat změnu nastavení, ne nový program.
6. Odchod bez trestu. Faktury i adresář musíte dostat ven, kdykoliv budete chtít.
7. Telefon. Kdo fakturuje v terénu, ocení program, který jde pohodlně ovládat v mobilu bez instalace.

Jak dlouho faktury a doklady uchovávat

Kdo vede daňovou evidenci a není plátce DPH, uchovává doklady po celou dobu, po kterou může finanční úřad stanovit daň (daňový řád). Základ jsou tři roky od konce lhůty pro podání přiznání, lhůta se ale za určitých okolností prodlužuje. Plátci DPH uchovávají daňové doklady 10 let. Bezpečný postup je nemazat nic dřív, než to potvrdí účetní, a mít doklady v programu, ze kterého je kdykoliv vyexportujete.

Jak to řeší Nextivo Fakturace

Fakturace je pro neplátce i plátce DPH: plátcovství zapnete v nastavení a aplikace začne počítat sazby. Fakturu napíšete nebo nadiktujete jednou větou, platby spárujete z výpisu kterékoli banky (ABO/GPC, camt.053, MT940, CSV; Fio se načítá samo), po splatnosti odejde upomínka a účetní dostane vlastní přihlášení a export pro Pohodu, Money S3, ISDOC nebo Excel.

Cena: 149 Kč za uživatele a měsíc, konečná cena, nejsme plátci DPH. Fakturace není účetní program. Podvojné účetnictví nevede, podklady předáte účetní.

Článek shrnuje obecné informace k datu vydání a nenahrazuje právní, daňovou ani účetní radu. Předpisy se mění. Před rozhodnutím si aktuální stav ověřte u účetní, daňového poradce nebo na webu příslušného úřadu.