Minimální zásoba v malé firmě: jak ji spočítat a přestat objednávat na poslední chvíli

Tři čísla, bez kterých to nejde

Bez evidence výdejů průměrnou spotřebu nespočítáte. Proto se minimální zásoba v malé firmě často „odhaduje“ a pak buď materiál dochází, nebo leží roky. Jak evidenci rozjet, popisuje článek Skladová evidence v malé firmě.

Minimální zásoba: výpočet krok za krokem

1. Pojistná (minimální) zásoba. Nejjednodušší obecně používaný vzorec počítá s horším případem spotřeby i dodání:

2. Bod objednání (signální zásoba).

3. Kolik objednat. Tolik, aby po dodání zásoba vydržela do další objednávky: spotřeba za dobu, na kterou chcete mít pokryto, plus pojistná zásoba, minus to, co máte na skladě a co už je objednané. Výsledek zaokrouhlete nahoru na celé balení.

Příklad pro ilustraci. Položka se vydává v průměru 4 kusy denně, v nejhorších dnech 6. Dodavatel obvykle vozí za 5 dní, nejdéle za 7.

• Pojistná zásoba = 6 × 7 − 4 × 5 = 42 − 20 = 22 kusů.
• Bod objednání = 4 × 5 + 22 = 42 kusů.
• Když stav včetně už objednaného klesne na 42 kusů, objednáváte.

Kdo chce přesnější výpočet, používá statistickou variantu: pojistná zásoba = z × σ × √L, kde σ je směrodatná odchylka denní spotřeby, L dodací lhůta ve dnech a z koeficient podle toho, jak často si můžete dovolit, že zboží dojde (například 1,65 odpovídá zhruba 95 % dodacích cyklů bez výpadku). Platí za předpokladu stálé dodací lhůty a spotřeby, která nemá výrazné výkyvy. Pro malou firmu většinou stačí jednoduchý vzorec výše.

Typické chyby

• Objednávka až na minimu. Minimum je rezerva, ne signál. Když objednáváte až na něm, celou dodací lhůtu jedete z rezervy.
• Zapomenuté objednané zboží. Kdo do stavu nezapočítá to, co už jede, objedná dvakrát.
• Minimum z hlavy. „Deset kusů, to vždycky stačilo“ přestane platit, jakmile se spotřeba změní. Minimum se má přepočítat aspoň jednou za čas.
• Katalogová dodací lhůta. Dodavatel píše tři dny, ale vy objednáváte jednou týdně. Reálná lhůta je delší.
• Stejné pravidlo na všechno. Spojovací materiál za pár korun můžete držet s velkou rezervou. Drahé položky s rezervou malou a častějším objednáváním.
• Evidence, která nesedí. Výpočet je jen tak dobrý jako stav na skladu. Když se materiál „jen rychle vezme“ bez výdejky, celý výpočet je mimo.

Inventura: bez ní výpočet nesedí

Minimální zásoba počítá s čísly v evidenci. Inventura ověří, že odpovídají skutečnosti. Prakticky:

1. Na začátku jedna úplná inventura. To je výchozí stav.
2. Během roku kontrolní počítání. Stačí pár položek, hlavně těch drahých a často vydávaných.
3. Rozdíly vysvětlit. Chybějící kusy obvykle znamenají výdej bez dokladu. Opravte postup, ne jen číslo.
4. Během počítání nevydávat, nebo stav zmrazit. Jinak porovnáváte dvě různé chvíle.

Co k inventuře zásob říkají daňové a účetní předpisy, shrnuje článek o skladové evidenci v malé firmě. Jak ji ve vaší firmě dělat formálně, domluvte s účetní.

Návrh objednávky místo obcházení regálů

Když máte evidenci, spotřebu, minimum a dodací lhůty, nemusíte před objednávkou chodit po skladu. Seznam toho, co objednat a kolik, vznikne z čísel, a stačí ho zkontrolovat. Seskupený po dodavatelích ušetří i čas s objednávkami: jedna objednávka na dodavatele místo několika malých.

Jak to řeší Nextivo Sklad a zásoby

V modulu Sklad a zásoby má každá skladová karta minimální zásobu a dodavatele s dodací lhůtou. Návrh objednávky se počítá přesně podle bodu objednání: spotřeba za den z výdejů za posledních 90 dní (období můžete změnit, u sezónního zboží zkrátit), objednat se navrhne, když stav včetně už objednaného zboží klesne pod minimum + spotřeba × dodací lhůta, a množství se dopočítá tak, aby zásoba po dodání vydržela nastavený počet dní (výchozí je 30), zaokrouhlené nahoru na balení. Návrh je rozdělený po dodavatelích, u každé položky stojí, proč se objednává, a nic se neobjedná samo, návrh vždy potvrzujete vy. Na přehledu vidíte položky pod minimem a co dojde do 7 dní.

Inventura se dělá po skladech: očekávaný stav se při zahájení zmrazí, počítat jde i skenováním kódu telefonem a rozdíly se po uzavření zapíšou jako opravy. Výdejku převedete na fakturu ve Fakturaci. Co zatím neumí: šarže, expirace a sériová čísla.

Nextivo je modulární systém pro malé a střední firmy: zapnete jen moduly, které potřebujete, a další přidáte pod stejným účtem. Sklad a zásoby stojí 350 Kč za firmu a měsíc, konečná cena, nejsme plátci DPH, a prvních 14 dní je zdarma bez platební karty.

Časté otázky

Jak spočítat minimální zásobu?

Jednoduše jako (nejvyšší denní spotřeba × nejdelší dodací lhůta) − (průměrná denní spotřeba × průměrná dodací lhůta). Výsledek je pojistná zásoba, která pokryje horší spotřebu i pozdní dodávku.

Jaký je rozdíl mezi minimální zásobou a bodem objednání?

Minimální zásoba je rezerva, na kterou byste neměli sáhnout. Bod objednání je vyšší: průměrná denní spotřeba × dodací lhůta + minimální zásoba. Objednává se v bodě objednání, ne až na minimu.

Jak často minimální zásobu přepočítat?

Kdykoli se výrazně změní spotřeba nebo dodavatel, a jinak pravidelně, třeba čtvrtletně. Když se návrh objednávky počítá z aktuální spotřeby, přepočítává se průběžně sám.

Potřebuje malá firma skladovou evidenci?

Bez evidence výdejů nespočítáte spotřebu ani minimální zásobu a nevíte, co máte. Stačí jednoduchá: skladové karty, příjemky, výdejky a inventura.

Kolik stojí skladová evidence od Nextiva?

Sklad a zásoby stojí 350 Kč za firmu a měsíc. Konečná cena, nejsme plátci DPH, 14 dní zdarma.

Článek shrnuje obecné informace k datu vydání a nenahrazuje právní, daňovou ani účetní radu. Předpisy se mění. Před rozhodnutím si aktuální stav ověřte u účetní, daňového poradce nebo na webu příslušného úřadu.