Zápis ze schůzky: jak ho obchodník udělá za dvě minuty a proč na něm závisí obchod

Proč na zápisu ze schůzky závisí obchod

Obchod se dá prohrát i bez lepší nabídky konkurence. Stačí, že se nikdo neozval včas nebo se ozval s něčím jiným, než zákazník chtěl. Typický průběh bez zápisu:

• Zákazník zmínil, že rozhoduje ještě s technikem. Za týden si na to nikdo nevzpomene a nabídka jde jen nákupčímu.
• Obchodník slíbil poslat vzorky do pátku. Nezapsal to, vzorky neodešly a zákazník si to pamatuje.
• Zákazník slíbil poslat výkresy. Nepřišly, nikdo se nepřipomněl a obchod usnul.
• Obchodník onemocní nebo odejde. Jeho rozjednané obchody má jen v hlavě.

Zápis tedy neslouží šéfovi ke kontrole. Slouží obchodníkovi, aby věděl, co má udělat, a firmě, aby obchod nestál na paměti jednoho člověka.

Co má zápis ze schůzky obsahovat

Dobrý zápis je krátký. Delší než půl strany ho nikdo psát nebude. Obsah:

1. Kdo a kdy. Firma, s kým jste mluvili, jejich role (kdo rozhoduje, kdo doporučuje, kdo platí), datum.
2. Co zákazník potřebuje. Vlastními slovy zákazníka, ne vašimi. Problém, objem, termín, rozpočet, pokud zazněl.
3. Co zaznělo navíc. Námitky, konkurence, se kterou srovnávají, kdo další rozhoduje.
4. Sliby obou stran. Co jste slíbili vy (nabídka, vzorky, kalkulace) a co slíbil zákazník (podklady, odpověď, kontakt na technika). Každý slib s termínem.
5. Další krok. Jedna konkrétní věc s datem. „Ozvat se“ není další krok. „Ve čtvrtek 10:00 zavolat panu Novákovi kvůli výsledku testu“ je.

Šablona zápisu ke zkopírování

Firma / kontakt:
Datum schůzky:
Kdo byl u stolu (role):

Co potřebují:
Termín / objem / rozpočet:
Námitky, konkurence:

Slíbili jsme (do kdy):
Slíbil zákazník (do kdy):

Další krok (co, kdo, kdy):
Navazující e-mail odeslán: ano / ne

Šablonu si uložte do telefonu nebo do CRM. Když máte pevná pole, nemusíte přemýšlet, co napsat, jen vyplňujete.

Úkoly a termíny: zápis bez úkolu je jen poznámka

Ze zápisu musí vzniknout úkoly v kalendáři, jinak jsou sliby jen text, který nikdo znovu neotevře. Pravidla, která v obchodu fungují:

• Každý slib z vaší strany = úkol s termínem.
• Každý slib zákazníka = připomínka den po termínu („přišly výkresy?“).
• Každý otevřený obchod má právě jeden další krok s datem. Obchod bez dalšího kroku je obchod, který usíná.
• Termíny pište reálné. Raději pondělí, které dodržíte, než pátek, který ne.

Navazující e-mail do 24 hodin

Krátký e-mail po schůzce je nejlevnější způsob, jak působit profesionálně. Zákazník v něm vidí, že jste poslouchali, a máte písemně, na čem jste se domluvili. Stačí:

Tři až šest vět. Žádné přílohy navíc, žádný marketing.

Jak udělat zápis za dvě minuty

Psát zápis večer z paměti nefunguje. Funguje tohle:

Hlas je rychlejší než psaní na telefonu a v hlavě máte všechno čerstvé. Proto má smysl CRM, které diktování umí a z volně namluveného textu samo vytáhne strukturu. Obecně o tom, proč obchodníci v terénu CRM nevyplňují a co má CRM pro terén umět, píšeme v článku CRM pro obchodníky v terénu.

Jak pomůže diktování v CRM Sales

V CRM Sales obchodník po schůzce klepne na mikrofon a řekne, co se stalo. Zvuk neukládáme, převod řeči na text dělá váš prohlížeč a potřebuje k tomu připojení k internetu. Po kliknutí na „Zpracovat“ připraví umělá inteligence z textu:

• zápis schůzky přiřazený k firmě a kontaktu,
• úkoly „co dál“ s termíny,
• sliby zákazníka i vaše sliby,
• doplnění údajů o obchodní příležitosti (hodnota, termín uzavření),
• návrh navazujícího e-mailu, který odešlete ze svého poštovního programu.

Všechno je návrh. Do CRM se zapíše až po potvrzení. Fázi obchodu přesouváte sami a e-mail CRM samo neodesílá. Úkoly a schůzky si můžete odebírat do kalendáře v telefonu.

O Nextivu

Nextivo je modulární systém pro malé a střední firmy, pro velké firmy stavíme řešení na míru; zapnete jen moduly, které potřebujete, a další přidáte pod stejným účtem a přihlášením. Modul CRM Sales stojí od 149 Kč za uživatele a měsíc (hlasové rozbory schůzek jsou v tarifech od 349 Kč), konečná cena, nejsme plátci DPH, a schválenou nabídku z něj převedete na fakturu v modulu Fakturace. Prvních 14 dní je zdarma bez platební karty.

Časté otázky

Co má obsahovat zápis ze schůzky obchodníka?

Kdo byl u schůzky a v jaké roli, co zákazník potřebuje, námitky, sliby obou stran s termíny a jeden konkrétní další krok s datem.

Kdy zápis ze schůzky psát?

Hned po schůzce, nejlépe cestou k autu. Večer z paměti už chybí podrobnosti, a za týden si nevzpomenete, co kdo slíbil.

Má se po schůzce posílat e-mail zákazníkovi?

Ano, do 24 hodin. Tři až šest vět se shrnutím, sliby a dalším krokem. Zákazník vidí, že jste poslouchali, a vy máte domluvu písemně.

Ukládá CRM Sales nahrávku hlasu?

Ne. Zvuk neukládáme, převod řeči na text dělá váš prohlížeč. K rozboru jde jen text a teprve po kliknutí na „Zpracovat“.

Kolik stojí CRM pro obchodníky v terénu od Nextiva?

CRM Sales stojí od 149 Kč za uživatele a měsíc, s hlasovými rozbory schůzek od 349 Kč. Konečná cena, nejsme plátci DPH, 14 dní zdarma.

Článek shrnuje obecné informace k datu vydání a nenahrazuje právní, daňovou ani účetní radu. Předpisy se mění. Před rozhodnutím si aktuální stav ověřte u účetní, daňového poradce nebo na webu příslušného úřadu.