Zásady ochrany osobních údajů
Zásady ochrany osobních údajů Nextivo: kdo je správce, komu se údaje dostanou, jak dlouho je držíme a jaká máte práva.
Tenhle dokument popisuje, co se děje s osobními údaji, které do Nextiva vstoupí — na webu nextivo.cz, v portálu app.nextivo.cz, v aplikacích a v mobilní aplikaci. Když vám něco nebude jasné, napište na info@nextivo.cz.
1. Kdo jsem
| Správce | Ing. Roman Chybík, podnikající pod značkou Nextivo |
| IČO | 09944885 |
| Sídlo | Nuselská 374/96, 140 00 Praha 4 |
| info@nextivo.cz |
Nextivo je jméno, pod kterým podnikám jako fyzická osoba — nejde o obchodní společnost. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemám jmenovaného (povaha ani rozsah zpracování to nevyžadují); ve všech věcech se obracejte přímo na mě.
2. Dvě role — koho se ptát
a) Jsem správce u údajů, které potřebuju k provozu webu, k prodeji a k poskytování a vyúčtování služby: návštěvníci webu, zájemci a poptávky, uživatelé účtů, fakturace předplatného, podpora, oslovování firem.
b) Jsem zpracovatel u všech dat, která do aplikací vloží firma, která Nextivo používá — její zákazníci ve Fakturaci a CRM, její zaměstnanci ve Směnách a Personalistice atd. O těchto datech rozhoduje ta firma. Jste-li její zaměstnanec nebo zákazník, práva uplatňujte u ní; když se obrátíte na mě, žádost jí do 3 pracovních dnů předám. Pravidla upravuje Zpracovatelská smlouva (nextivo.cz/zpracovani-osobnich-udaju).
Do dat firem se nedívám, pokud nejde o nahlášenou poruchu nebo jejich pokyn. Servisní vstup do firmy je omezený na 20 minut, musím uvést důvod a firma ho vidí ve svém auditním záznamu.
3. Co zpracovávám jako správce, proč a jak dlouho
| Situace | Jaké údaje | Účel a právní základ | Jak dlouho |
|---|---|---|---|
| Návštěva webu | technické údaje nutné k doručení stránky (IP adresa, prohlížeč) v provozních záznamech hostingu | provoz a bezpečnost webu — oprávněný zájem, čl. 6/1/f GDPR | podle nastavení hostingu, řádově dny |
| Měření návštěvnosti (jen se souhlasem) | zkrácená IP, typ zařízení, zdroj návštěvy, prohlížené stránky, odeslání poptávky — Google Analytics 4 | statistika webu — souhlas, čl. 6/1/a; bez souhlasu se měřicí skript nenačte | 14 měsíců |
| Ochrana formulářů před zneužitím | otisk (hash) IP adresy, e-mailu a obsahu; u AI poradce otisk IP adresy a náhodného identifikátoru rozhovoru | zabránit spamu, robotům a opakovanému odesílání — oprávněný zájem | 90 dní (formuláře webu), 30 dní (AI poradce) — maže se automaticky |
| Poptávka, „dejte mi vědět“, dotazník na míru | jméno, firma, e-mail, telefon, popis potřeby, počet lidí, rozpočet, termín a další odpovědi | odpověď a příprava nabídky — kroky před uzavřením smlouvy, čl. 6/1/b | 24 měsíců od posledního kontaktu, pokud nevznikne smlouva. Poptávky v portálu se po lhůtě mažou automaticky; formuláře webu přicházejí e-mailem do mé schránky a e-maily s poptávkou mažu ručně nejpozději po 24 měsících od posledního kontaktu |
| Zdroj poptávky z webu (k poptávce, „dejte mi vědět“ a dotazu odeslanému z webu) | označení kampaně z odkazu, kterým jste na web přišli (parametry utm_…, jsou-li v odkazu), adresa webu, ze kterého jste přišli (jen doména, ne celá adresa), stránka webu, na které jste začali, a stránka s formulářem. Zjišťuje se až při odeslání formuláře z adresy stránky; nic se kvůli tomu neukládá do prohlížeče (žádné cookies) | měření, odkud zájemci přicházejí a které stránky a kampaně fungují — oprávněný zájem, čl. 6/1/f | stejně jako poptávka, ke které patří: 24 měsíců od posledního kontaktu, pokud nevznikne smlouva; maže se spolu s ní |
| AI poradce na webu a v portálu — rozhovor | text vašich zpráv; u přihlášeného v portálu i název firmy a aplikace, které už má | odpověď na váš dotaz, doporučení aplikací a ceny — čl. 6/1/b (na vaši žádost) a f; text zpráv zpracuje jazykový model Anthropic (USA) | na mém serveru se rozhovor neukládá; v prohlížeči zůstane do zavření karty; ukládám jen události použití bez obsahu (otevřeno, doporučeno, poptávka…) s otiskem rozhovoru — 12 měsíců |
| AI poradce — poptávka nebo žádost o kontakt | jméno, e-mail, telefon, firma, IČO, obor, velikost firmy, co řešíte, vaše zpráva, vybrané aplikace a orientační cena | abych se vám ozval a připravil nabídku — čl. 6/1/b; odeslat lze jen po zaškrtnutí souhlasu s kontaktováním | zakládá se jako zájemce a úkol „ozvat se“ v mém CRM; e-mail zadaný na webu neověřuji (v CRM je označen jako neověřený a ověřím ho při prvním kontaktu), z portálu se použije e-mail z přihlášení; 24 měsíců od posledního kontaktu, pokud nevznikne smlouva — maže se automaticky |
| Ukázka (3 dny) | e-mail, IP adresa, prohlížeč, zvolená aplikace; zaškrtnete-li to, souhlas s oslovením | zřízení dočasného přístupu a ochrana před zneužitím — čl. 6/1/b a f; oslovení jen se souhlasem, čl. 6/1/a | ukázková firma a účet se mažou po 3 dnech; záznam o ukázce 12 měsíců — maže se automaticky |
| Souhlas se smluvními dokumenty | kdo souhlasil, za kterou firmu (i název firmy v tu chvíli), s kterým dokumentem a verzí, kdy a odkud (registrace, pozvánka, portál) | doložení, že smlouva a zpracovatelská smlouva byly uzavřeny — čl. 6/1/c a f | po dobu smlouvy a poté po dobu promlčecí lhůty; záznam zůstává i po zrušení účtu (už bez vazby na účet) |
| Účet v portálu | jméno, e-mail, telefon (volitelně), firma, IČO (doplní se z ARES), role | poskytování služby — čl. 6/1/b | po dobu účtu; po zrušení účtu se smaže, v auditních záznamech se jméno anonymizuje |
| Přihlašování a zabezpečení | záznam přihlášení (čas, IP adresa, prohlížeč, otisk zařízení), zařízení s dvoufázovým ověřením (jen otisk a zkrácená IP), e-mail o přihlášení z nového zařízení | bezpečnost účtu — oprávněný zájem | 12 měsíců; důvěryhodná zařízení 30 dní + 30 dní |
| Oznámení v mobilní aplikaci (jen když je povolíte) | identifikátor zařízení pro doručení oznámení (push token), iOS/Android, model telefonu, verze aplikace; kdy bylo které upozornění odesláno | doručení upozornění ze zvonku portálu — čl. 6/1/b | po dobu účtu; při odhlášení z aplikace se token smaže; vypnu ho, když ho Apple nebo Google označí za neplatný (odinstalace); tokeny nepoužité 90 dní a záznamy o odeslání starší 90 dní maže denní úklid automaticky; se zrušením účtu se smažou vždy |
| Záznamy o chybách | co se pokazilo, stránka, prohlížeč, identifikátor a e-mail uživatele | oprava chyb — oprávněný zájem | 12 měsíců |
| Záznam užívání aplikací (vlastní, bez cookies a bez třetích stran) | která aplikace a jaká událost (např. „první doklad“), kdy, identifikátor uživatele a firmy — bez obsahu dat | zlepšování produktu a pomoc při zavádění — oprávněný zájem | 12 měsíců; pak jen denní součty bez identifikace osob |
| Auditní záznamy portálu | kdo a kdy změnil uživatele, oprávnění, licence; servisní vstupy | bezpečnost a doložitelnost — oprávněný zájem | po dobu trvání účtu firmy |
| Fakturace předplatného a zakázek | fakturační údaje firmy, doklady, platby | plnění smlouvy a účetní a daňové povinnosti — čl. 6/1/b a c | doklady po dobu, kterou ukládají daňové předpisy — po dobu lhůty pro stanovení daně (§ 7b zákona o daních z příjmů, § 148 daňového řádu: zpravidla 3 roky, při prodloužení nejdéle 10 let od konce roku, jehož se týkají) |
| Podpora a komunikace | zprávy, e-maily, požadavky, přílohy | vyřízení — čl. 6/1/b a f | 3 roky od posledního kontaktu |
| Vyhledávání obchodních příležitostí (interní) | veřejné firemní údaje (ARES, weby firem) a pracovní kontakt osoby, kterou firma sama zveřejnila; průzkum firmy; návrh oslovení | výběr firem, kterým by Nextivo mohlo pomoci — oprávněný zájem, čl. 6/1/f; podrobně na Odkud máme váš kontakt. Obchodní e-maily se zatím neodesílají — odesílání je technicky vypnuté, dokud právní posudek nepotvrdí soulad se zákonem o některých službách informační společnosti (č. 480/2004 Sb.); systém připravuje jen koncepty, které neodcházejí | 12 měsíců bez aktivity, pak výmaz — maže se automaticky |
| Odhlášení z oslovení | jen nevratný otisk (hash) e-mailu | abych vás už nikdy neoslovil — oprávněný zájem | trvale |
| Kredity AI agentů — spotřebitelé (až bude spuštěno) | e-mail, jméno, historie nákupů Kreditů a jejich čerpání; údaje karty zpracovává jen Stripe | plnění smlouvy, daňové povinnosti | po dobu účtu; doklady po dobu podle daňových předpisů (nejdéle 10 let) |
| Uplatnění a obrana nároků | údaje potřebné ke sporu | oprávněný zájem | po dobu promlčecí lhůty |
Automatizované rozhodování s právními účinky ani profilování (čl. 22 GDPR) nedělám. Jako správce nezpracovávám zvláštní kategorie údajů.
Až (a pokud) se obchodní e-maily firmám začnou posílat, budou mít vždy jednoklikový odhlašovací odkaz; stačí i odpovědět „STOP“. Námitku proti zpracování nebo žádost o výmaz můžete poslat kdykoli už teď na info@nextivo.cz.
4. Komu údaje předávám
Údaje neprodávám. Předávám je jen dodavatelům, bez kterých služba nefunguje, a jen v nutném rozsahu. Úplný seznam i s tím, u kterých aplikací se zapojují, je v příloze B Zpracovatelské smlouvy. Stručně:
| Dodavatel | K čemu | Kde leží data | Mimo EU? |
|---|---|---|---|
| Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapur; skupina Supabase z USA) | databáze, přihlášení, soubory, serverové funkce | Frankfurt (DE) | data v EU; přístup pracovníků a subdodavatelů Supabase mimo EU nelze vyloučit — standardní smluvní doložky (součást smlouvy o zpracování Supabase) |
| Vercel (Vercel Inc., USA) | hosting webu a aplikací | Frankfurt (DE), obsah webu přes globální síť | provozovatel z USA — rámec EU–USA (Vercel je certifikován) a standardní smluvní doložky |
| Resend (Plus Five Five, Inc., USA) | e-maily ze systému: pozvánky, doklady, upomínky, upozornění na přihlášení, potvrzení ukázky | USA | ano — rámec EU–USA (Resend je certifikován) a standardní smluvní doložky |
| Anthropic (Anthropic PBC, USA) | jazykový model u označených funkcí AI, AI agentů, AI poradce na webu a v portálu a při interním průzkumu firem | USA | ano — standardní smluvní doložky (součást smlouvy o zpracování Anthropic) |
| Expo (650 Industries, Inc., USA) | doručení oznámení do mobilní aplikace — dostane identifikátor zařízení, titulek a krátký text upozornění; dál je předá Apple nebo Google do vašeho telefonu | USA | ano — rámec EU–USA (Expo je certifikováno) a standardní smluvní doložky v podmínkách Expo |
| Mapy.com (Seznam.cz, a.s.) | adresy a trasy v CRM Sales | ČR | ne |
| Google (Google Ireland Ltd.) | e-mailová schránka Nextiva; šifrované zálohy na Disku Google; Google Analytics jen se souhlasem | EU / globálně | možné — smluvní doložky / rámec EU–USA; u Analytics váš souhlas |
| Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.) (až bude spuštěno) | platby kartou za Kredity AI agentů | EU / USA | možné — Stripe je u platebních údajů zčásti samostatný správce |
Dále mohou být příjemci: účetní (doklady), advokát, soud a orgány veřejné moci, pokud to ukládá zákon.
Veřejné zdroje, kam jen posílám dotaz: ARES (IČO firmy), Česká národní banka (kurzy — bez osobních údajů). Fio banka dostává dotaz jen tehdy, když si firma ve Fakturaci sama nastaví svůj token k Fio API.
5. Umělá inteligence — kde je a kde není
Rozhoduje funkce, kterou používáte. AI mají jen označené funkce. Když ji nepoužijete, nic k poskytovateli modelu (Anthropic, USA) neodchází.
| Kde | Co AI dělá | Co jí posílám |
|---|---|---|
| Fakturace | čtení účtenky z fotky, doklad z textu, chat nad daty | fotku účtenky, text zadání, údaje dokladů, kterých se dotaz týká |
| CRM Sales | rozbor hlasové poznámky → zápis, úkoly, nabídka | přepsaný text, ne zvukový záznam; krátké identifikátory a názvy firem |
| Personalistika | návrh dodatku, přeformulování článku smlouvy | jen pozice, úvazek a data poměru — ne adresa, datum narození ani kontakty |
| Sklad | načtení dodacího listu z fotky | fotku dodacího listu (neukládá se) |
| Obchodní přehled | kritika obchodního plánu | anonymní souhrn plánu bez jmen zákazníků |
| AI agenti | provedení úkolu v aplikacích Nextivo | zadání, výsledky nástrojů, znalostní bázi firmy |
| AI poradce na webu / v portálu | doporučí aplikace, spočítá cenu z ceníku, připraví poptávku | text rozhovoru; u přihlášeného název firmy a její aplikace. Kontaktní údaje z formuláře poptávky modelu neposílám — jdou rovnou do mého CRM |
| Vyhledávání obchodních příležitostí (interní) | průzkum firmy z veřejných zdrojů, návrh e-mailu (neodesílá se) | veřejné údaje o firmě a kontaktní osobě |
| Portál, Směny a docházka, Podpora | AI nepoužívají | — |
- Data z volání AI se nepoužívají k trénování modelů — tak to stanoví podmínky Anthropic pro rozhraní API. Anthropic vstupy a výstupy z API standardně maže do 30 dnů; jen když je dotaz označen jako porušení pravidel užívání, může je uchovat až 2 roky.
- Výstup AI je návrh. AI agent nic nezapíše, dokud to člověk neschválí, a nemůže mazat data, posílat e-maily ani platit.
- Nechcete AI? Vlastník nebo správce firmy si AI vypne sám v portálu (Firma → „AI v této firmě“); aplikace pak modelu nic neposílají.
- AI poradce je v okně označený „Odpovídá AI“. Do rozhovoru prosím nepište citlivé údaje (zdraví, rodná čísla, hesla). Když AI není k dispozici, poradce se ptá jen tlačítky a model se nevolá vůbec.
- AI v aplikacích Nextivo běží výhradně u Anthropic. Na seznamu subdodavatelů Supabase je i OpenAI — týká se to nástrojů Supabase, ne mých aplikací.
Diktování (CRM Sales a mobilní aplikace): převod řeči na text nedělá Nextivo, ale váš prohlížeč nebo telefon. V prohlížeči Chrome se hlas zpracuje na serverech Google, v Safari u Apple; v mobilní aplikaci přepisuje telefon (Apple nebo Google), když to umí, přímo v zařízení — podle jejich podmínek. K Nextivu přijde jen hotový text, nikdy zvuk. Kdo to nechce, může text napsat.
6. Poloha
- Směny a docházka: když firma u provozovny zapne ověření místa, telefon zaměstnance při příchodu nebo odchodu jednorázově pošle polohu. Server spočítá vzdálenost od pracoviště a uloží jen vzdálenost a výsledek (na místě / mimo místo), ne souřadnice. Poloha se nesleduje průběžně ani na pozadí. Bez povolení polohy se záznam uloží „bez polohy“ a posoudí ho vedoucí. Ověřit místo lze i naskenováním QR kódu provozovny (kamera jen čte kód, nefotí). Správcem je zaměstnavatel.
- CRM Sales — Trasa dne: pracuje s adresami zákazníků. Obchodník si může jako výchozí bod trasy uložit adresu, nebo tlačítkem „moje poloha“ aktuální polohu — ta se pak uloží jako výchozí bod v nastavení, dokud ji nezmění. Při přepočtu trasy se poloha jednorázově pošle Mapy.com. Průběžně se nesleduje. Správcem je firma obchodníka.
- Mobilní aplikace: polohu zjistí jen ve chvíli, kdy pípnete příchod nebo odchod (výše), nikdy na pozadí — oprávnění „vždy“ aplikace ani nežádá. Není-li signál, pípnutí se i s polohou uloží v telefonu a odešle se, jakmile se spojení obnoví; na serveru se pak uloží opět jen vzdálenost a výsledek. Tlačítko navigace předá adresu schůzky vámi zvolené navigační aplikaci (Apple Mapy, Mapy.com, Google Maps, Waze); její zpracování se řídí podmínkami jejího provozovatele.
- Jiné aplikace polohu nepoužívají.
7. Web, cookies a analytika
Na webu nextivo.cz měřím návštěvnost přes Google Analytics jen se souhlasem; bez něj se skript nestáhne. K odeslané poptávce ukládám zdroj návštěvy (kampaň z odkazu, odkud jste přišli, vstupní stránka — bod 3), i to bez cookies a bez ukládání do prohlížeče. Uvnitř portálu a aplikací neběží žádná analytika třetích stran ani reklamní nástroje; vedu jen vlastní záznam událostí užívání bez obsahu dat (tabulka v bodě 3). Podrobnosti o cookies a úložišti prohlížeče: Cookies a úložiště prohlížeče.
8. Mobilní aplikace
Mobilní aplikace Nextivo (iOS a Android) je rozhraním k vašemu účtu a zpracovává stejné údaje jako portál a aplikace, ke kterým má vaše firma licenci. Nepoužívá reklamu, reklamní identifikátory, sledování napříč aplikacemi ani analytiku třetích stran. Oprávnění telefonu žádá, jen když je funkce potřebuje, a každé můžete odmítnout nebo později vypnout v nastavení telefonu:
- Poloha — jednorázově při pípnutí docházky; uloží se jen vzdálenost od pracoviště a výsledek, ne souřadnice (bod 6). Na pozadí nikdy.
- Kamera — čtení čárových a QR kódů (zboží ve skladu, QR kód provozovny). Nic se nefotí ani neukládá.
- Mikrofon a rozpoznávání řeči — diktování zápisu ze schůzky, věty pro fakturu nebo zadání agenta. Řeč převádí na text telefon (bod 5); k Nextivu jde jen text.
- Face ID / otisk prstu — odemknutí aplikace. Ověření dělá telefon; aplikace ani Nextivo biometrické údaje nevidí ani neukládají, dostanou jen výsledek „ověřeno / neověřeno“.
- Oznámení — upozornění ze zvonku portálu. Po povolení uložím identifikátor zařízení (push token), typ systému, model telefonu a verzi aplikace. Oznámení doručuje služba Expo (650 Industries, Inc., USA) přes Apple Push Notification service nebo Firebase Cloud Messaging (Google). V oznámení je jen titulek a krátký text upozornění (nejvýše 160 znaků), ne obsah dokladů. Lhůty viz bod 3.
Co zůstává v telefonu: přihlášení v zabezpečeném úložišti telefonu (Keychain / Keystore); zvolená firma a nastavení; a fronta úkonů bez signálu — pípnutí docházky (včetně polohy), zápis ze schůzky a pohyb skladu. Položka fronty patří účtu, který ji vytvořil, jiný účet ji neodešle, a po odeslání se z telefonu smaže; nevyřízené položky můžete smazat v Nastavení aplikace. Odinstalováním aplikace se smaže vše, co v telefonu uložila.
Účet zrušíte i přímo v aplikaci (Nastavení → Smazat účet) nebo na app.nextivo.cz/smazani-uctu.
9. Kde leží data a jak jsou chráněná
Databáze a soubory všech aplikací leží ve Frankfurtu (EU). Neslibuji ale, že žádný údaj nikdy neopustí EU — odchází do USA u e-mailů ze systému (Resend), u funkcí AI (Anthropic) a u oznámení do mobilní aplikace (Expo), a provozovatelé infrastruktury sídlí mimo EU — v USA, u databáze Supabase v Singapuru (bod 4).
Ochrana: šifrovaný přenos, oddělení dat firem v databázi, oprávnění podle rolí, volitelné dvoufázové ověření, upozornění na přihlášení z nového zařízení, neveřejné úložiště souborů, auditní záznamy, denní zálohy. Úplný a pravdivý popis včetně toho, co ještě zlepšuji, je v příloze C Zpracovatelské smlouvy. Certifikaci ISO 27001 ani SOC 2 nemám.
Když se něco stane: porušení zabezpečení evidují všechna. Jsem-li správce a hrozí-li vám riziko, ohlásím ho Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin a při vysokém riziku dám vědět i vám. Týká-li se dat firmy, kterou jsem zpracovatel, ohlásím ho firmě do 36 hodin.
10. Vaše práva
Stačí e-mail na info@nextivo.cz, bez formuláře a bez zdůvodnění:
- přístup (čl. 15) — co o vás vedu, odkud a komu to jde;
- oprava (čl. 16) — většinu si opravíte sami v nastavení účtu;
- výmaz (čl. 17) — pokud mi zákon neukládá údaj uchovat (typicky doklady);
- omezení (čl. 18) a přenositelnost (čl. 20) — data vydám v CSV nebo Excelu; exporty jsou i přímo v aplikacích;
- námitka (čl. 21) proti zpracování z oprávněného zájmu; u oslovování okamžitě přestanu;
- odvolání souhlasu (Google Analytics v nastavení cookies, oslovení po ukázce e-mailem) — kdykoli, bez vlivu na dřívější zpracování;
- stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.
Odpovím do jednoho měsíce, obvykle do dvou pracovních dnů.
11. Zrušení účtu
Svůj účet zrušíte sami v portálu (stránka Smazání účtu) nebo e-mailem. Smaže se přihlašovací účet, profil a členství; v auditních záznamech a u vámi vystavených dokladů se jméno anonymizuje. Jste-li posledním vlastníkem firmy, je nejdřív potřeba předat vlastnictví, nebo požádat o smazání celé firmy. Data firmy po skončení smlouvy: 30 dní na export, nejméně 7 dní předem upozornění v portálu a e-mailem, pak automatický výmaz dat aplikací a souborů a anonymizace údajů o firmě (obchodní podmínky, čl. 12.4). Zůstává jen evidence licencí, doklady, které musím uchovat ze zákona, záznamy o souhlasech se smluvními dokumenty a záznam o provedeném výmazu.
12. Děti
Služba je pro firmy a podnikatele; Kredity AI agentů prodávám jen osobám starším 18 let.
13. Změny
Novou verzi zveřejním zde s datem účinnosti; o podstatných změnách dám uživatelům vědět e-mailem nejméně 30 dní předem. Starší verze pošlu na požádání.
Předchozí znění: Ochrana osobních údajů 2.2 (platné do 18. 10. 2026), Ochrana osobních údajů 2.1 (platné do 7. 10. 2026), Ochrana osobních údajů 2.0 (platné do 2. 10. 2026), Ochrana osobních údajů 1.1 (platné do 30. 9. 2026).