Zásady ochrany osobních údajů
Verze 2.1, platná do 7. 10. 2026. Aktuální znění najdete na stránce Ochrana osobních údajů.
Tenhle dokument popisuje, co se děje s osobními údaji, které do Nextiva vstoupí — na webu nextivo.cz, v portálu app.nextivo.cz, v aplikacích a v mobilní aplikaci. Když vám něco nebude jasné, napište na info@nextivo.cz.
1. Kdo jsem
| Správce | Ing. Roman Chybík, podnikající pod značkou Nextivo |
| IČO | 09944885 |
| Sídlo | Nuselská 374/96, 140 00 Praha 4 |
| info@nextivo.cz | |
| Telefon | 722 319 190 |
Nextivo je jméno, pod kterým podnikám jako fyzická osoba — nejde o obchodní společnost. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemám jmenovaného (povaha ani rozsah zpracování to nevyžadují); ve všech věcech se obracejte přímo na mě.
2. Dvě role — koho se ptát
a) Jsem správce u údajů, které potřebuju k provozu webu, k prodeji a k poskytování a vyúčtování služby: návštěvníci webu, zájemci a poptávky, uživatelé účtů, fakturace předplatného, podpora, oslovování firem.
b) Jsem zpracovatel u všech dat, která do aplikací vloží firma, která Nextivo používá — její zákazníci ve Fakturaci a CRM, její zaměstnanci ve Směnách a Personalistice atd. O těchto datech rozhoduje ta firma. Jste-li její zaměstnanec nebo zákazník, práva uplatňujte u ní; když se obrátíte na mě, žádost jí do 3 pracovních dnů předám. Pravidla upravuje Zpracovatelská smlouva (nextivo.cz/zpracovani-osobnich-udaju).
Do dat firem se nedívám, pokud nejde o nahlášenou poruchu nebo jejich pokyn. Servisní vstup do firmy je omezený na 20 minut, musím uvést důvod a firma ho vidí ve svém auditním záznamu.
3. Co zpracovávám jako správce, proč a jak dlouho
| Situace | Jaké údaje | Účel a právní základ | Jak dlouho |
|---|---|---|---|
| Návštěva webu | technické údaje nutné k doručení stránky (IP adresa, prohlížeč) v provozních záznamech hostingu | provoz a bezpečnost webu — oprávněný zájem, čl. 6/1/f GDPR | podle nastavení hostingu, řádově dny |
| Měření návštěvnosti (jen se souhlasem) | zkrácená IP, typ zařízení, zdroj návštěvy, prohlížené stránky, odeslání poptávky — Google Analytics 4 | statistika webu — souhlas, čl. 6/1/a; bez souhlasu se měřicí skript nenačte | 14 měsíců |
| Ochrana formulářů před zneužitím | otisk (hash) IP adresy, e-mailu a obsahu; u AI poradce otisk IP adresy a náhodného identifikátoru rozhovoru | zabránit spamu, robotům a opakovanému odesílání — oprávněný zájem | 90 dní (formuláře webu), 30 dní (AI poradce) — maže se automaticky |
| Poptávka, „dejte mi vědět“, dotazník na míru | jméno, firma, e-mail, telefon, popis potřeby, počet lidí, rozpočet, termín a další odpovědi | odpověď a příprava nabídky — kroky před uzavřením smlouvy, čl. 6/1/b | 24 měsíců od posledního kontaktu, pokud nevznikne smlouva. Poptávky v portálu se po lhůtě mažou automaticky; formuláře webu přicházejí e-mailem do mé schránky a e-maily s poptávkou mažu ručně nejpozději po 24 měsících od posledního kontaktu |
| AI poradce na webu a v portálu — rozhovor | text vašich zpráv; u přihlášeného v portálu i název firmy a aplikace, které už má | odpověď na váš dotaz, doporučení aplikací a ceny — čl. 6/1/b (na vaši žádost) a f; text zpráv zpracuje jazykový model Anthropic (USA) | na mém serveru se rozhovor neukládá; v prohlížeči zůstane do zavření karty; ukládám jen události použití bez obsahu (otevřeno, doporučeno, poptávka…) s otiskem rozhovoru — 12 měsíců |
| AI poradce — poptávka nebo žádost o kontakt | jméno, e-mail, telefon, firma, IČO, obor, velikost firmy, co řešíte, vaše zpráva, vybrané aplikace a orientační cena | abych se vám ozval a připravil nabídku — čl. 6/1/b; odeslat lze jen po zaškrtnutí souhlasu s kontaktováním | zakládá se jako zájemce a úkol „ozvat se“ v mém CRM; e-mail zadaný na webu neověřuji (v CRM je označen jako neověřený a ověřím ho při prvním kontaktu), z portálu se použije e-mail z přihlášení; 24 měsíců od posledního kontaktu, pokud nevznikne smlouva — maže se automaticky |
| Ukázka (3 dny) | e-mail, IP adresa, prohlížeč, zvolená aplikace; zaškrtnete-li to, souhlas s oslovením | zřízení dočasného přístupu a ochrana před zneužitím — čl. 6/1/b a f; oslovení jen se souhlasem, čl. 6/1/a | ukázková firma a účet se mažou po 3 dnech; záznam o ukázce 12 měsíců — maže se automaticky |
| Souhlas se smluvními dokumenty | kdo souhlasil, za kterou firmu (i název firmy v tu chvíli), s kterým dokumentem a verzí, kdy a odkud (registrace, pozvánka, portál) | doložení, že smlouva a zpracovatelská smlouva byly uzavřeny — čl. 6/1/c a f | po dobu smlouvy a poté po dobu promlčecí lhůty; záznam zůstává i po zrušení účtu (už bez vazby na účet) |
| Účet v portálu | jméno, e-mail, telefon (volitelně), firma, IČO (doplní se z ARES), role | poskytování služby — čl. 6/1/b | po dobu účtu; po zrušení účtu se smaže, v auditních záznamech se jméno anonymizuje |
| Přihlašování a zabezpečení | záznam přihlášení (čas, IP adresa, prohlížeč, otisk zařízení), zařízení s dvoufázovým ověřením (jen otisk a zkrácená IP), e-mail o přihlášení z nového zařízení | bezpečnost účtu — oprávněný zájem | 12 měsíců; důvěryhodná zařízení 30 dní + 30 dní |
| Oznámení v mobilní aplikaci (jen když je povolíte) | identifikátor zařízení pro doručení oznámení (push token), iOS/Android, model telefonu, verze aplikace; kdy bylo které upozornění odesláno | doručení upozornění ze zvonku portálu — čl. 6/1/b | po dobu účtu; při odhlášení z aplikace se token smaže; vypnu ho, když ho Apple nebo Google označí za neplatný (odinstalace); tokeny nepoužité 90 dní a záznamy o odeslání starší 90 dní maže denní úklid automaticky; se zrušením účtu se smažou vždy |
| Záznamy o chybách | co se pokazilo, stránka, prohlížeč, identifikátor a e-mail uživatele | oprava chyb — oprávněný zájem | 12 měsíců |
| Záznam užívání aplikací (vlastní, bez cookies a bez třetích stran) | která aplikace a jaká událost (např. „první doklad“), kdy, identifikátor uživatele a firmy — bez obsahu dat | zlepšování produktu a pomoc při zavádění — oprávněný zájem | 12 měsíců; pak jen denní součty bez identifikace osob |
| Auditní záznamy portálu | kdo a kdy změnil uživatele, oprávnění, licence; servisní vstupy | bezpečnost a doložitelnost — oprávněný zájem | po dobu trvání účtu firmy |
| Fakturace předplatného a zakázek | fakturační údaje firmy, doklady, platby | plnění smlouvy a účetní a daňové povinnosti — čl. 6/1/b a c | doklady po dobu, kterou ukládají daňové předpisy — po dobu lhůty pro stanovení daně (§ 7b zákona o daních z příjmů, § 148 daňového řádu: zpravidla 3 roky, při prodloužení nejdéle 10 let od konce roku, jehož se týkají) |
| Podpora a komunikace | zprávy, e-maily, požadavky, přílohy | vyřízení — čl. 6/1/b a f | 3 roky od posledního kontaktu |
| Vyhledávání obchodních příležitostí (interní) | veřejné firemní údaje (ARES, weby firem) a pracovní kontakt osoby, kterou firma sama zveřejnila; průzkum firmy; návrh oslovení | výběr firem, kterým by Nextivo mohlo pomoci — oprávněný zájem, čl. 6/1/f; podrobně na Odkud máme váš kontakt. Obchodní e-maily se zatím neodesílají — odesílání je technicky vypnuté, dokud právní posudek nepotvrdí soulad se zákonem o některých službách informační společnosti (č. 480/2004 Sb.); systém připravuje jen koncepty, které neodcházejí | 12 měsíců bez aktivity, pak výmaz — maže se automaticky |
| Odhlášení z oslovení | jen nevratný otisk (hash) e-mailu | abych vás už nikdy neoslovil — oprávněný zájem | trvale |
| Kredity AI agentů — spotřebitelé (až bude spuštěno) | e-mail, jméno, historie nákupů Kreditů a jejich čerpání; údaje karty zpracovává jen Stripe | plnění smlouvy, daňové povinnosti | po dobu účtu; doklady po dobu podle daňových předpisů (nejdéle 10 let) |
| Uplatnění a obrana nároků | údaje potřebné ke sporu | oprávněný zájem | po dobu promlčecí lhůty |
Automatizované rozhodování s právními účinky ani profilování (čl. 22 GDPR) nedělám. Jako správce nezpracovávám zvláštní kategorie údajů.
Až (a pokud) se obchodní e-maily firmám začnou posílat, budou mít vždy jednoklikový odhlašovací odkaz; stačí i odpovědět „STOP“. Námitku proti zpracování nebo žádost o výmaz můžete poslat kdykoli už teď na info@nextivo.cz.
4. Komu údaje předávám
Údaje neprodávám. Předávám je jen dodavatelům, bez kterých služba nefunguje, a jen v nutném rozsahu. Úplný seznam i s tím, u kterých aplikací se zapojují, je v příloze B Zpracovatelské smlouvy. Stručně:
| Dodavatel | K čemu | Kde leží data | Mimo EU? |
|---|---|---|---|
| Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapur; skupina Supabase z USA) | databáze, přihlášení, soubory, serverové funkce | Frankfurt (DE) | data v EU; přístup pracovníků a subdodavatelů Supabase mimo EU nelze vyloučit — standardní smluvní doložky (součást smlouvy o zpracování Supabase) |
| Vercel (Vercel Inc., USA) | hosting webu a aplikací | Frankfurt (DE), obsah webu přes globální síť | provozovatel z USA — rámec EU–USA (Vercel je certifikován) a standardní smluvní doložky |
| Resend (Plus Five Five, Inc., USA) | e-maily ze systému: pozvánky, doklady, upomínky, upozornění na přihlášení, potvrzení ukázky | USA | ano — rámec EU–USA (Resend je certifikován) a standardní smluvní doložky |
| Anthropic (Anthropic PBC, USA) | jazykový model u označených funkcí AI, AI agentů, AI poradce na webu a v portálu a při interním průzkumu firem | USA | ano — standardní smluvní doložky (součást smlouvy o zpracování Anthropic) |
| Expo (650 Industries, Inc., USA) | doručení oznámení do mobilní aplikace — dostane identifikátor zařízení, titulek a krátký text upozornění; dál je předá Apple nebo Google do vašeho telefonu | USA | ano — rámec EU–USA (Expo je certifikováno) a standardní smluvní doložky v podmínkách Expo |
| Mapy.com (Seznam.cz, a.s.) | adresy a trasy v CRM Sales | ČR | ne |
| Google (Google Ireland Ltd.) | e-mailová schránka Nextiva; šifrované zálohy na Disku Google; Google Analytics jen se souhlasem | EU / globálně | možné — smluvní doložky / rámec EU–USA; u Analytics váš souhlas |
| Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.) (až bude spuštěno) | platby kartou za Kredity AI agentů | EU / USA | možné — Stripe je u platebních údajů zčásti samostatný správce |
Dále mohou být příjemci: účetní (doklady), advokát, soud a orgány veřejné moci, pokud to ukládá zákon.
Veřejné zdroje, kam jen posílám dotaz: ARES (IČO firmy), Česká národní banka (kurzy — bez osobních údajů). Fio banka dostává dotaz jen tehdy, když si firma ve Fakturaci sama nastaví svůj token k Fio API.
5. Umělá inteligence — kde je a kde není
Rozhoduje funkce, kterou používáte. AI mají jen označené funkce. Když ji nepoužijete, nic k poskytovateli modelu (Anthropic, USA) neodchází.
| Kde | Co AI dělá | Co jí posílám |
|---|---|---|
| Fakturace | čtení účtenky z fotky, doklad z textu, chat nad daty | fotku účtenky, text zadání, údaje dokladů, kterých se dotaz týká |
| CRM Sales | rozbor hlasové poznámky → zápis, úkoly, nabídka | přepsaný text, ne zvukový záznam; krátké identifikátory a názvy firem |
| Personalistika | návrh dodatku, přeformulování článku smlouvy | jen pozice, úvazek a data poměru — ne adresa, datum narození ani kontakty |
| Sklad | načtení dodacího listu z fotky | fotku dodacího listu (neukládá se) |
| Obchodní přehled | kritika obchodního plánu | anonymní souhrn plánu bez jmen zákazníků |
| AI agenti | provedení úkolu v aplikacích Nextivo | zadání, výsledky nástrojů, znalostní bázi firmy |
| AI poradce na webu / v portálu | doporučí aplikace, spočítá cenu z ceníku, připraví poptávku | text rozhovoru; u přihlášeného název firmy a její aplikace. Kontaktní údaje z formuláře poptávky modelu neposílám — jdou rovnou do mého CRM |
| Vyhledávání obchodních příležitostí (interní) | průzkum firmy z veřejných zdrojů, návrh e-mailu (neodesílá se) | veřejné údaje o firmě a kontaktní osobě |
| Portál, Směny a docházka, Podpora | AI nepoužívají | — |
- Data z volání AI se nepoužívají k trénování modelů — tak to stanoví podmínky Anthropic pro rozhraní API. Anthropic vstupy a výstupy z API standardně maže do 30 dnů; jen když je dotaz označen jako porušení pravidel užívání, může je uchovat až 2 roky.
- Výstup AI je návrh. AI agent nic nezapíše, dokud to člověk neschválí, a nemůže mazat data, posílat e-maily ani platit.
- Nechcete AI? Vlastník nebo správce firmy si AI vypne sám v portálu (Firma → „AI v této firmě“); aplikace pak modelu nic neposílají.
- AI poradce je v okně označený „Odpovídá AI“. Do rozhovoru prosím nepište citlivé údaje (zdraví, rodná čísla, hesla). Když AI není k dispozici, poradce se ptá jen tlačítky a model se nevolá vůbec.
- AI v aplikacích Nextivo běží výhradně u Anthropic. Na seznamu subdodavatelů Supabase je i OpenAI — týká se to nástrojů Supabase, ne mých aplikací.
Diktování (CRM Sales a mobilní aplikace): převod řeči na text nedělá Nextivo, ale váš prohlížeč nebo telefon. V prohlížeči Chrome se hlas zpracuje na serverech Google, v Safari u Apple; v mobilní aplikaci přepisuje telefon (Apple nebo Google), když to umí, přímo v zařízení — podle jejich podmínek. K Nextivu přijde jen hotový text, nikdy zvuk. Kdo to nechce, může text napsat.
6. Poloha
- Směny a docházka: když firma u provozovny zapne ověření místa, telefon zaměstnance při příchodu nebo odchodu jednorázově pošle polohu. Server spočítá vzdálenost od pracoviště a uloží jen vzdálenost a výsledek (na místě / mimo místo), ne souřadnice. Poloha se nesleduje průběžně ani na pozadí. Bez povolení polohy se záznam uloží „bez polohy“ a posoudí ho vedoucí. Ověřit místo lze i naskenováním QR kódu provozovny (kamera jen čte kód, nefotí). Správcem je zaměstnavatel.
- CRM Sales — Trasa dne: pracuje s adresami zákazníků. Obchodník si může jako výchozí bod trasy uložit adresu, nebo tlačítkem „moje poloha“ aktuální polohu — ta se pak uloží jako výchozí bod v nastavení, dokud ji nezmění. Při přepočtu trasy se poloha jednorázově pošle Mapy.com. Průběžně se nesleduje. Správcem je firma obchodníka.
- Mobilní aplikace: polohu zjistí jen ve chvíli, kdy pípnete příchod nebo odchod (výše), nikdy na pozadí — oprávnění „vždy“ aplikace ani nežádá. Není-li signál, pípnutí se i s polohou uloží v telefonu a odešle se, jakmile se spojení obnoví; na serveru se pak uloží opět jen vzdálenost a výsledek. Tlačítko navigace předá adresu schůzky vámi zvolené navigační aplikaci (Apple Mapy, Mapy.com, Google Maps, Waze); její zpracování se řídí podmínkami jejího provozovatele.
- Jiné aplikace polohu nepoužívají.
7. Web, cookies a analytika
Na webu nextivo.cz měřím návštěvnost přes Google Analytics jen se souhlasem; bez něj se skript nestáhne. Uvnitř portálu a aplikací neběží žádná analytika třetích stran ani reklamní nástroje; vedu jen vlastní záznam událostí užívání bez obsahu dat (tabulka v bodě 3). Podrobnosti o cookies a úložišti prohlížeče: Cookies a úložiště prohlížeče.
8. Mobilní aplikace
Mobilní aplikace Nextivo (iOS a Android) je rozhraním k vašemu účtu a zpracovává stejné údaje jako portál a aplikace, ke kterým má vaše firma licenci. Nepoužívá reklamu, reklamní identifikátory, sledování napříč aplikacemi ani analytiku třetích stran. Oprávnění telefonu žádá, jen když je funkce potřebuje, a každé můžete odmítnout nebo později vypnout v nastavení telefonu:
- Poloha — jednorázově při pípnutí docházky; uloží se jen vzdálenost od pracoviště a výsledek, ne souřadnice (bod 6). Na pozadí nikdy.
- Kamera — čtení čárových a QR kódů (zboží ve skladu, QR kód provozovny). Nic se nefotí ani neukládá.
- Mikrofon a rozpoznávání řeči — diktování zápisu ze schůzky, věty pro fakturu nebo zadání agenta. Řeč převádí na text telefon (bod 5); k Nextivu jde jen text.
- Face ID / otisk prstu — odemknutí aplikace. Ověření dělá telefon; aplikace ani Nextivo biometrické údaje nevidí ani neukládají, dostanou jen výsledek „ověřeno / neověřeno“.
- Oznámení — upozornění ze zvonku portálu. Po povolení uložím identifikátor zařízení (push token), typ systému, model telefonu a verzi aplikace. Oznámení doručuje služba Expo (650 Industries, Inc., USA) přes Apple Push Notification service nebo Firebase Cloud Messaging (Google). V oznámení je jen titulek a krátký text upozornění (nejvýše 160 znaků), ne obsah dokladů. Lhůty viz bod 3.
Co zůstává v telefonu: přihlášení v zabezpečeném úložišti telefonu (Keychain / Keystore); zvolená firma a nastavení; a fronta úkonů bez signálu — pípnutí docházky (včetně polohy), zápis ze schůzky a pohyb skladu. Položka fronty patří účtu, který ji vytvořil, jiný účet ji neodešle, a po odeslání se z telefonu smaže; nevyřízené položky můžete smazat v Nastavení aplikace. Odinstalováním aplikace se smaže vše, co v telefonu uložila.
Účet zrušíte i přímo v aplikaci (Nastavení → Smazat účet) nebo na app.nextivo.cz/smazani-uctu.
9. Kde leží data a jak jsou chráněná
Databáze a soubory všech aplikací leží ve Frankfurtu (EU). Neslibuji ale, že žádný údaj nikdy neopustí EU — odchází do USA u e-mailů ze systému (Resend), u funkcí AI (Anthropic) a u oznámení do mobilní aplikace (Expo), a provozovatelé infrastruktury sídlí mimo EU — v USA, u databáze Supabase v Singapuru (bod 4).
Ochrana: šifrovaný přenos, oddělení dat firem v databázi, oprávnění podle rolí, volitelné dvoufázové ověření, upozornění na přihlášení z nového zařízení, neveřejné úložiště souborů, auditní záznamy, denní zálohy. Úplný a pravdivý popis včetně toho, co ještě zlepšuji, je v příloze C Zpracovatelské smlouvy. Certifikaci ISO 27001 ani SOC 2 nemám.
Když se něco stane: porušení zabezpečení evidují všechna. Jsem-li správce a hrozí-li vám riziko, ohlásím ho Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin a při vysokém riziku dám vědět i vám. Týká-li se dat firmy, kterou jsem zpracovatel, ohlásím ho firmě do 36 hodin.
10. Vaše práva
Stačí e-mail na info@nextivo.cz, bez formuláře a bez zdůvodnění:
- přístup (čl. 15) — co o vás vedu, odkud a komu to jde;
- oprava (čl. 16) — většinu si opravíte sami v nastavení účtu;
- výmaz (čl. 17) — pokud mi zákon neukládá údaj uchovat (typicky doklady);
- omezení (čl. 18) a přenositelnost (čl. 20) — data vydám v CSV nebo Excelu; exporty jsou i přímo v aplikacích;
- námitka (čl. 21) proti zpracování z oprávněného zájmu; u oslovování okamžitě přestanu;
- odvolání souhlasu (Google Analytics v nastavení cookies, oslovení po ukázce e-mailem) — kdykoli, bez vlivu na dřívější zpracování;
- stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.
Odpovím do jednoho měsíce, obvykle do dvou pracovních dnů.
11. Zrušení účtu
Svůj účet zrušíte sami v portálu (stránka Smazání účtu) nebo e-mailem. Smaže se přihlašovací účet, profil a členství; v auditních záznamech a u vámi vystavených dokladů se jméno anonymizuje. Jste-li posledním vlastníkem firmy, je nejdřív potřeba předat vlastnictví, nebo požádat o smazání celé firmy. Data firmy po skončení smlouvy: 30 dní na export, nejméně 7 dní předem upozornění v portálu a e-mailem, pak automatický výmaz dat aplikací a souborů a anonymizace údajů o firmě (obchodní podmínky, čl. 12.4). Zůstává jen evidence licencí, doklady, které musím uchovat ze zákona, záznamy o souhlasech se smluvními dokumenty a záznam o provedeném výmazu.
12. Děti
Služba je pro firmy a podnikatele; Kredity AI agentů prodávám jen osobám starším 18 let.
13. Změny
Novou verzi zveřejním zde s datem účinnosti; o podstatných změnách dám uživatelům vědět e-mailem nejméně 30 dní předem. Starší verze pošlu na požádání.