Praktické návody pro firmy bez IT oddělení
Směny a docházka, obchod, fakturace, sklad a přechod z Excelu: co říkají předpisy, na co se dívat při výběru a jak začít.
Články
Výměna směn mezi zaměstnanci: jak ji nastavit, aby nevznikl chaos
Výměna směn funguje bez chaosu, když má tři pevná pravidla: lidé si výměnu domluví mezi sebou, platí až po schválení vedoucím a schválená výměna se hned propíše do rozpisu, podle kterého se pak kontroluje docházka. Vedoucí při schválení hlídá hlavně odpočinek a přesčasy u toho, kdo směnu přebírá. Všechno ostatní (kdo smí měnit, do kdy, jak se to oznamuje) je domluva, kterou stačí jednou sepsat a dát týmu.
Plán prodeje obchodníků: jak ho nastavit a každý týden vidět plán proti skutečnosti
Plán prodeje obchodníků se nastavuje v korunách po měsících: nejdřív plán firmy, potom jeho rozdělení na jednotlivé obchodníky tak, aby součet seděl. Každý týden pak stačí porovnat tři čísla: kolik už přišlo (skutečnost), kolik je rozjednáno s reálnou šancí (vážená pipeline) a kolik do plánu měsíce chybí. Když chybějící částka převyšuje váženou pipeline, víte to v polovině měsíce, ne až z faktur.
Minimální zásoba v malé firmě: jak ji spočítat a přestat objednávat na poslední chvíli
Minimální zásoba je množství, které má na skladu zůstat jako rezerva pro případ, že spotřeba vyskočí nebo dodavatel přiveze později. Objednávat ale nemáte až ve chvíli, kdy na minimum klesnete, nýbrž dřív: v bodě objednání, který se spočítá jako průměrná denní spotřeba × dodací lhůta ve dnech + minimální (pojistná) zásoba. Když objednáte v tomhle bodě, zboží dorazí zhruba ve chvíli, kdy začnete sahat do rezervy, a nic nedojde.
Lhůty u zaměstnanců, které malé firmy nejčastěji prošvihnou
Malé firmy nejčastěji prošvihnou pět lhůt: konec zkušební doby, konec pracovního poměru na dobu určitou, pracovnělékařské prohlídky, opakování školení BOZP a čerpání dovolené. Všechny mají společné to, že se nedějí každý den, takže na ně nikdo nemyslí, dokud není pozdě. Řešení je jednoduché: u každého člověka mít data na jednom místě a upozornění dost dlouho předem, aby zbyl čas jednat.
Rozpis směn v restauraci, kavárně a hotelu: praktický postup
Dobrý rozpis směn v restauraci vzniká v pevném pořadí: nejdřív víte, kolik lidí potřebujete v kterou hodinu, pak sbíráte, kdy kdo může, teprve potom obsazujete jména a nakonec rozpis zkontrolujete a zveřejníte s předstihem. Většina problémů v gastru (chybějící člověk v pátek večer, brigádník bez odpočinku, hádky o víkendy) vzniká tím, že se to pořadí přeskočí a rozpis se skládá rovnou do tabulky podle paměti.
Brigádníci na DPP a DPČ v gastru: co hlídat v rozpisu a docházce
U brigádníků na dohodu o provedení práce (DPP) a dohodu o pracovní činnosti (DPČ) musí provozovna hlídat v rozpisu a docházce v podstatě totéž co u stálých zaměstnanců: písemný rozvrh oznámený nejpozději 3 dny předem, odpočinek mezi směnami, přestávky, zvláštní pravidla pro mladistvé a evidenci odpracované doby. Navíc přibývají limity hodin: u DPP 300 hodin v kalendářním roce, u DPČ v průměru nejvýš polovina stanovené týdenní pracovní doby. Odvody a daně řeší účetní, rozpis a docházka jsou ale na provozním.
Zápis ze schůzky: jak ho obchodník udělá za dvě minuty a proč na něm závisí obchod
Zápis ze schůzky zvládne obchodník za dvě minuty, když ho udělá hned po schůzce, podle pevné šablony a ideálně hlasem cestou k autu. Stačí pět věcí: kdo byl u stolu, co zákazník potřebuje, co kdo slíbil, další krok s termínem a navazující e-mail. Na zápisu závisí obchod proto, že bez něj se za týden zapomene, co zákazník řekl, a další krok nikdo neudělá.
Kdy firmě přestane stačit Excel: 7 signálů a co s tím
Excel firmě přestane stačit ve chvíli, kdy s jednou tabulkou pracuje víc lidí najednou, kdy ji umí obsluhovat jen jeden člověk nebo kdy se z ní data ručně přepisují jinam. Pak má smysl přejít na aplikaci: hotovou, když váš postup odpovídá běžné praxi (směny, CRM, faktury, sklad), nebo na míru, když je váš postup specifický a Excel ho roky věrně kopíruje. Tabulky se při tom nezahazují, slouží jako zadání a zdroj dat.
Jak vybrat fakturační program, když nejste plátce DPH
Neplátce DPH nevystavuje daňové doklady, a přesto potřebuje faktury, přehled o platbách a podklady pro účetní. Co musí na faktuře být a podle čeho vybírat program.
Evidence docházky a směn: co říká zákoník práce
Evidence pracovní doby není jen docházka „od–do“. Co přesně zákoník práce vyžaduje, jak je to u dohod a na co si dát pozor při rozpisu směn.
CRM pro obchodníky v terénu: proč ho nikdo nevyplňuje a co s tím
CRM je tak dobré, jak dobře ho obchodníci vyplňují. U lidí, kteří tráví den v autě a u zákazníků, rozhoduje hlavně to, kolik času zápis stojí.
Skladová evidence v malé firmě: jak začít a co hlídat
Sklad v Excelu funguje, dokud ho jeden člověk poctivě aktualizuje. Jak přejít na evidenci, která sedí se skutečností, a co k zásobám říká zákon.