Kdy firmě přestane stačit Excel: 7 signálů a co s tím

Excel není problém

Excel je skvělý nástroj na výpočty, analýzy a rychlé prototypy. Spousta firem v něm vymyslela svůj postup lépe, než by ho kdy nastavil hotový software. Problém nastává, když se z tabulky stane systém, na kterém stojí každodenní provoz, a s tím přijdou nároky, na které Excel není stavěný: víc uživatelů, oprávnění, historie změn, práce z telefonu.

7 signálů, že firmě přestává stačit Excel

1. Soubor umí jen jeden člověk. Když jde na dovolenou, nikdo jiný se do tabulky neodváží. Vzorce, makra a skryté listy zná jen on.
2. Kolují verze. „Rozpis_final_v3_opraveno.xlsx“ v mailu, jiná verze na disku a třetí v telefonu. Nikdo si není jistý, která platí.
3. Data se přepisují ručně. Z tabulky do faktury, z faktury do přehledu, z docházky do podkladu pro účetní. Každé přepsání je čas a příležitost k chybě.
4. Nevíte, kdo co změnil. Číslo se změnilo, ale nikdo neví kdy, proč a kdo to udělal. Vrátit se k původnímu stavu znamená hledat v zálohách.
5. Lidé v terénu nebo na provozovně do tabulky nemůžou. Obchodník, technik nebo brigádník to zapisuje na papír nebo posílá fotku a někdo to pak přepisuje.
6. Všichni vidí všechno. Mzdy, marže, osobní údaje. Excel neumí rozumně říct „tenhle člověk vidí jen svoje řádky“.
7. Reporting zabere víc času než práce. Na konci měsíce půl dne slepujete čísla z několika souborů, aby šéf viděl, jak na tom firma je.

Platí-li pro vás dva nebo tři body, stojí za to se poohlédnout po aplikaci. Ne proto, že Excel je špatný, ale proto, že vás stojí víc času, než kolik vám vrací.

Hotová aplikace, nebo aplikace na míru?

Rozumný postup bývá: nejdřív zkusit hotovou aplikaci na tu část, která je standardní, a na míru řešit jen to, co opravdu standardní není. Hotovou aplikaci poznáte za odpoledne zkoušení, aplikaci na míru za týdny vývoje.

Jak převést tabulky do aplikace

Přechod z Excelu se nemusí dělat přes noc. Postup, který funguje:

1. Sepište, co tabulka dělá. Ne vzorce, ale účel: „hlídá, kdo kdy pracuje“, „počítá cenu podle množství a slevy zákazníka“. Z toho pozná dodavatel, jestli stačí hotová aplikace.
2. Vyčistěte data. Jedna firma = jeden řádek, sjednocené názvy sloupců, žádné sloučené buňky a poznámky v barvách. Barva v Excelu je informace, kterou žádný import nepřečte.
3. Importujte z Excelu nebo CSV. Kontakty, zaměstnance, položky ceníku převezmete importem, ne přepisováním.
4. Ověřte výpočty na skutečných datech. U aplikace na míru je to povinnost dodavatele: výsledky musí odpovídat vašemu dosavadnímu postupu, rozdíly se dohledají a vysvětlí.
5. Chvíli jeďte souběžně. Dva až čtyři týdny paralelně s tabulkou, pak tabulku archivujte jen pro čtení.
6. Ujistěte se, že data dostanete ven. Export do Excelu nebo CSV by měl jít kdykoli a bez žádosti u dodavatele.

Na co si dát pozor při výběru

• Je uvedená cena konečná, nebo se k ní připočítává DPH?
• Platíte za uživatele, za zaměstnance, nebo za firmu? Spočítejte si cenu pro celý tým na rok.
• Jde aplikace v telefonu, nebo jen na počítači?
• Kdo vidí co? Dají se nastavit role?
• Dostanete data ven, když skončíte?
• U vývoje na míru: komu patří data a kód, kdo zajišťuje provoz a zálohy, a jestli dostanete rozsah, cenu a termín písemně před začátkem prací.

Jak to řeší Nextivo

Nextivo je modulární systém pro malé a střední firmy, pro velké firmy stavíme řešení na míru: zapnete jen moduly, které potřebujete (například Směny a docházka za 50 Kč za zaměstnance a měsíc nebo CRM Sales od 149 Kč za uživatele a měsíc), máte jeden účet a jedno přihlášení a data převezmete z Excelu nebo CSV. Moduly na sebe navazují tam, kde to dává smysl: nabídka z CRM nebo výdejka ze Skladu se převede na fakturu ve Fakturaci a Obchodní přehled bere čísla z Fakturace, CRM, Skladu a Směn. Když hotový modul nestačí, postavíme aplikaci na míru od 4 900 Kč za zavedení a od 690 Kč měsíčně za provoz; všechny ceny jsou konečné, nejsme plátci DPH, a hotové moduly máte prvních 14 dní zdarma.

Časté otázky

Kdy přejít z Excelu na aplikaci?

Když s tabulkou pracuje víc lidí najednou, umí ji jen jeden člověk, data se z ní ručně přepisují jinam nebo potřebujete, aby různí lidé viděli různé údaje.

Je lepší hotová aplikace, nebo aplikace na míru?

Pro běžné činnosti (směny, CRM, faktury, sklad) obvykle hotová, je hned a levnější. Na míru se vyplatí tam, kde je váš postup specifický a hotový software ho neumí.

Přijdeme při přechodu o data z Excelu?

Nemusíte. Kontakty, zaměstnance a položky převezmete importem z Excelu nebo CSV a původní tabulku si nechte archivovanou jen pro čtení.

Kolik stojí aplikace na míru pro firmu?

V Nextivu od 4 900 Kč jednorázově za zavedení a od 690 Kč měsíčně za provoz a podporu, konečná cena, nejsme plátci DPH. Přesnou cenu dostanete v nabídce před začátkem prací.

Musíme mít vlastní IT?

Ne. Aplikace běží v prohlížeči, provoz, zálohy a aktualizace zajišťuje dodavatel.

Článek shrnuje obecné informace k datu vydání a nenahrazuje právní, daňovou ani účetní radu. Předpisy se mění. Před rozhodnutím si aktuální stav ověřte u účetní, daňového poradce nebo na webu příslušného úřadu.