Plán prodeje obchodníků: jak ho nastavit a každý týden vidět plán proti skutečnosti

Z čeho plán prodeje skládat

Plán, který nikdo nebere vážně, obvykle vznikl jako přání („letos o třetinu víc“). Plán, podle kterého se dá řídit, stojí na číslech:

1. Skutečnost za poslední měsíce. Kolik firma reálně prodala a zaplatilo se. To je výchozí bod, ne loňský plán.
2. Sezónnost. Když je prosinec každý rok slabší, má být slabší i v plánu. Rovnoměrně rozdělený roční plán se v létě nesplní a v jiných měsících se přeplní.
3. Co se změní. Nový obchodník, nový produkt, ztráta velkého zákazníka. Každý růst v plánu má mít konkrétní důvod.
4. Kapacita lidí. Nový obchodník se zaučuje a první měsíce neprodává jako zkušený kolega. Počítejte s tím.

Výsledkem je tabulka: měsíc a plánovaná částka. Nic složitějšího zpočátku nepotřebujete.

Jak plán rozdělit na obchodníky

Plán firmy rozdělte na lidi podle jejich území, zákazníků a zkušeností. Jednoduchá tabulka stačí:

Dvě pravidla: součet plánů lidí se musí rovnat plánu firmy (jinak plníte dva různé plány) a každý obchodník musí svůj plán znát a souhlasit s tím, jak vznikl. Plán, o kterém se obchodník dozví z tabulky šéfa, je jen číslo.

Plán vs skutečnost: co měřit každý týden

Měsíční porovnání přijde pozdě. Do konce měsíce už nic nezměníte. Týdenní pohled odpovídá na otázku „stihneme to?“:

Pokud „zbývá do plánu“ je víc než vážená pipeline obchodů s uzavřením v tomto měsíci, plán se pravděpodobně nesplní a je čas jednat: zrychlit rozjednané nabídky, oslovit stálé zákazníky, nebo plán příštích měsíců upravit podle reality.

Varovné signály, které poznáte dřív než z faktur

• Obchod bez dalšího kroku. Rozjednaný obchod, u kterého není naplánovaná žádná akce, většinou usíná.
• Úkoly po termínu. Slíbená nabídka neodešla, zákazníkovi nikdo nezavolal.
• Prošlé datum uzavření. Obchod měl být uzavřený minulý měsíc a pořád visí v pipeline. Pipeline je pak nadsazená a plán vypadá lépe, než je.
• Chladnoucí zákazníci. Se stálým zákazníkem se dva měsíce nikdo nebavil.
• Málo aktivit. Když obchodník týden nemá schůzky ani hovory, za měsíc nebude mít co uzavírat.
• Stejný důvod proher. Když se opakovaně prohrává na ceně nebo termínu, nepomůže tlačit na obchodníky, ale změnit nabídku.

Signály mají smysl jen tehdy, když jsou data v CRM aktuální. Proto je důležité, aby zápis ze schůzky stál obchodníka co nejméně času. Postup popisuje článek Zápis ze schůzky: jak ho obchodník udělá za dvě minuty.

Týdenní porada nad čísly za 20 minut

1. Firma: skutečnost proti plánu měsíce, kolik chybí, vážená pipeline.
2. Každý obchodník: jeho vyhrané obchody, pipeline, aktivity za týden, obchody bez dalšího kroku.
3. Konkrétní kroky: u každého obchodu bez kroku nebo s prošlým termínem se domluví jedna akce s datem.
4. Výhled: jestli je potřeba změnit plán dalších měsíců.

Čísla se na poradě nediktují. Každý je vidí předem na stejné obrazovce a porada se věnuje tomu, co s nimi.

Jak to řeší Nextivo: Obchodní přehled a CRM Sales

V modulu Obchodní přehled sestavíte plán firmy v průvodci po měsících na 12 až 36 měsíců, se scénáři (opatrný, optimistický, vlastní). Sekce Plán vs. skutečnost porovná plán s realitou po měsících v korunách i procentech: skutečnost jsou úhrady z Fakturace, nebo tržby z exportu, který nahrajete. Přehled k tomu ukáže váženou pipeline z CRM Sales a upozorní, když mají obchody v CRM prošlé datum uzavření a pipeline je tím nadsazená. Obchodník s rolí Uživatel vidí jen své zákazníky a svoji pipeline, marže zůstanou skryté.

Čísla jednotlivých obchodníků jsou v CRM Sales: v reportech za zvolené období vyhrané obchody a jejich hodnota, prohry, schůzky, aktivity, nabídky a pipeline po lidech, a v Přehledu týmu forecast (hodnota krát pravděpodobnost fáze), obchody bez dalšího kroku, úkoly po termínu, důvody proher a zákazníci bez kontaktu 60 a více dní. Plán Obchodního přehledu je plán za celou firmu; rozdělení na obchodníky si veďte jako součet a porovnávejte s tabulkou obchodníků v reportech CRM.

Nextivo je modulární systém pro malé a střední firmy: zapnete jen moduly, které potřebujete, pod jedním účtem a přihlášením. Obchodní přehled stojí 290 Kč za firmu a měsíc bez ohledu na počet uživatelů, CRM Sales od 149 Kč za uživatele a měsíc. Ceny jsou konečné, nejsme plátci DPH, a prvních 14 dní je zdarma bez platební karty.

Časté otázky

Jak nastavit plán prodeje obchodníkům?

Vyjděte ze skutečnosti posledních měsíců, započítejte sezónnost a konkrétní změny, nastavte plán firmy po měsících a rozdělte ho na obchodníky tak, aby součet seděl. Každý obchodník má svůj plán znát předem.

Jak často porovnávat plán a skutečnost?

Týdně. Měsíční porovnání přijde pozdě, týdenní pohled na skutečnost, chybějící částku a váženou pipeline ukáže problém ještě v době, kdy se dá něco udělat.

Co je vážená pipeline?

Součet hodnot rozjednaných obchodů vynásobených pravděpodobností fáze, ve které obchod je. Je realističtější než prostý součet všech nabídek.

Umí Obchodní přehled plán pro každého obchodníka zvlášť?

Plán se v Obchodním přehledu sestavuje za firmu. Výsledky jednotlivých obchodníků (vyhrané obchody, pipeline, aktivity) ukazují reporty v CRM Sales.

Kolik stojí Obchodní přehled?

290 Kč za firmu a měsíc, bez ohledu na počet uživatelů. Konečná cena, nejsme plátci DPH, 14 dní zdarma.

Článek shrnuje obecné informace k datu vydání a nenahrazuje právní, daňovou ani účetní radu. Předpisy se mění. Před rozhodnutím si aktuální stav ověřte u účetní, daňového poradce nebo na webu příslušného úřadu.