Skladová evidence v malé firmě: jak začít a co hlídat

Proč evidovat sklad, i když je malý

Zboží a materiál na skladě jsou peníze, které leží. Bez evidence se nakupuje „pro jistotu“, část zásob roky stojí a to, co je opravdu potřeba, dojde ve chvíli, kdy na to čeká zákazník. Evidence odpoví na tři otázky: co mám, kolik to stojí a co je potřeba objednat.

Z čeho se evidence skládá

• Skladová karta pro každou položku: název, jednotka, umístění, minimální zásoba, dodavatel, případně čárový kód.
• Příjemka při každém příjmu a výdejka při každém výdeji, obojí s číslem dokladu, aby šlo dohledat, kdo co a kdy pohnul.
• Převodka, když máte víc skladů (dílna, auto, sklad).
• Inventura, která porovná evidenci se skutečností.

Platí jednoduché pravidlo: každý pohyb je doklad. Jakmile se „jen něco rychle vezme“, evidence přestane sedět.

Co k zásobám říká zákon

Podnikatel, který vede daňovou evidenci, v ní má podle zákona o daních z příjmů (§ 7b) údaje nejen o příjmech a výdajích, ale i o majetku a dluzích. K poslednímu dni zdaňovacího období má zjistit skutečný stav zásob (a dalšího majetku, pohledávek a dluhů) a rozdíly promítnout do základu daně.

Firmy, které vedou účetnictví, inventarizují majetek podle zákona o účetnictví (§ 29–30). U zásob jde inventarizaci provádět i průběžně během roku, jinak se dělá periodicky ke dni účetní závěrky. Jak přesně to ve vaší firmě dělat, je dobré domluvit s účetní. Evidence ve skladovém programu je k tomu podklad.

Kdy objednat: minimum a spotřeba

Nejjednodušší je minimální zásoba: když stav klesne pod minimum, objednává se. Lepší je počítat se spotřebou (kolik se položky za poslední měsíce vydalo) a s dodací lhůtou dodavatele. Pak víte, co objednat a kolik, a objednávky můžete sdružit po dodavatelích.

Jak začít, když dnes máte Excel

1. Udělejte jednu fyzickou inventuru. To je počáteční stav.
2. Položky nahrajte z Excelu nebo CSV, ne ručně.
3. Domluvte pravidlo „každý pohyb je doklad“ a kdo smí vydávat.
4. Používejte čárové kódy. Stačí kamera telefonu nebo levná čtečka, štítky vytisknete na běžnou tiskárnu.
5. Po měsíci udělejte kontrolní inventuru několika položek. Když sedí, evidence funguje.

Jak to řeší Nextivo Sklad

Sklad má skladové karty s minimem a umístěním, příjemky, výdejky a převodky s číselnou řadou, skenování kamerou telefonu nebo čtečkou, inventuru i skenováním a návrh objednávky podle spotřeby za 90 dní a dodací lhůty, rozdělený po dodavatelích. Výdejku převedete jedním klikem na koncept faktury ve Fakturaci a položky nahrajete z CSV nebo XLSX.

Co zatím neumí: šarže, expirace a sériová čísla a ocenění metodou FIFO nebo váženým průměrem. Cena: 350 Kč za firmu a měsíc, konečná cena, nejsme plátci DPH.

Článek shrnuje obecné informace k datu vydání a nenahrazuje právní, daňovou ani účetní radu. Předpisy se mění. Před rozhodnutím si aktuální stav ověřte u účetní, daňového poradce nebo na webu příslušného úřadu.