CRM pro malé firmy: kdy ho potřebujete a podle čeho vybrat

Kdy malá firma CRM potřebuje

Excel, poznámky v telefonu a e-mail stačí, dokud obchod dělá majitel sám a zákazníků je pár desítek. Signály, že to přestává fungovat:

• Po schůzce se nic nezapíše a za týden nikdo neví, co komu slíbil.
• Když obchodník onemocní nebo odejde, jeho zákazníci zůstanou bez historie.
• Nabídky vznikají ve Wordu, verze se ztrácí a sleva se dává od oka.
• Na poradě se o stavu obchodů jen vypráví, čísla nikdo nemá.
• Úkoly typu „zavolat za 14 dní“ žijí v hlavě nebo na papírku.

Pokud se vás týkají aspoň dva body, CRM se vyplatí. Obecně o tom, kdy firmě přestane stačit tabulka, píše článek Kdy firmě přestane stačit Excel.

Co má CRM pro malou firmu umět

Velká CRM jsou stavěná pro desítky obchodníků, marketingové oddělení a správce systému. Malá firma se 2 až 10 obchodníky potřebuje méně, ale ty věci musí fungovat bez nastavování:

1. Firmy a kontakty s historií schůzek, telefonátů a poznámek.
2. Obchody ve fázích, aby bylo vidět, kolik je rozjednáno a v jaké hodnotě.
3. Úkoly s termíny a přehled obchodů, u kterých chybí další krok.
4. Nabídky z vlastního ceníku, s verzemi a PDF.
5. Přehled pro šéfa: pipeline, vyhrané a prohrané obchody a důvody.
6. Role: kdo vidí jen své zákazníky a kdo celý tým.

Srovnání podle kritérií

Při výběru se vyplatí projít stejné otázky u každé nabídky. Tabulka ukazuje, na co se dívat a proč.

Pět otázek před nákupem

1. Kdo bude CRM vyplňovat? Když obchodníci, vybírejte podle rychlosti zápisu po schůzce. Když asistentka, podle hromadného zadávání a importu.
2. Kde vaši obchodníci tráví den? U zákazníků potřebují telefon, trasu dne a navigaci. V kanceláři stačí počítač.
3. Co chcete vidět jako šéf? Pipeline, vážený výhled a obchody bez dalšího kroku vám odpoví na poradu za pět minut.
4. Co se má stát po vyhraném obchodu? Pokud fakturujete hned, hledejte převod nabídky na fakturu bez přepisování.
5. Co nepotřebujete? Hromadné e-mailové kampaně, telefonní ústředna a nahrávání hovorů jsou samostatné kategorie nástrojů. Když je nepotřebujete, neplaťte za ně.

Jak počítat cenu

Sečtěte cenu za všechny uživatele na rok a připočtěte čas, který stráví zadáváním. Systém, ve kterém obchodník zapíše schůzku za minutu, vyjde levněji než levnější systém, ve kterém zápis trvá deset minut a večer se odkládá. Ověřte si také, jestli se platí za uživatele, který jen čte (účetní, majitel), a co se stane s cenou, když přidáte dalšího obchodníka.

Jak to řeší Nextivo CRM Sales

Nextivo CRM Sales je CRM pro obchodní týmy se 2 až 10 obchodníky, kteří tráví většinu dne u zákazníků. Po schůzce obchodník řekne pár vět vlastními slovy a aplikace z nich připraví zápis, úkoly s termíny a sliby zákazníkovi. Zápis schůzky se uloží hned, úkoly, sliby a další údaje se do CRM zapíšou až po potvrzení obchodníkem. Podrobně to popisuje článek Zápis ze schůzky obchodníka.

Co dál umí:

• obchody ve fázích s hodnotou a upozorněním na obchody bez dalšího kroku,
• nabídky z vlastního ceníku s verzemi a PDF, ve výchozím nastavení dá slevu do 5 % obchodník sám, do 15 % schvaluje vedoucí, vyšší majitel (prahy si firma upraví),
• převod schválené nabídky na fakturu v modulu Fakturace,
• trasu dne seřazenou na co nejkratší čas za volantem se schůzkami s pevným časem, celou ji otevřete v Mapy.com nebo Google Maps, cestu k další zastávce i v Apple Maps nebo Waze,
• odběr schůzek a úkolů do Google Kalendáře, Outlooku nebo iPhonu (jedním směrem, z CRM do kalendáře),
• role Obchodník, Vedoucí týmu a Šéf obchodu a přehled vyhraných a prohraných obchodů s důvody,
• export firem, kontaktů, obchodů i nabídek do Excelu nebo CSV kdykoliv.

Běží v prohlížeči na počítači i v telefonu, nic se neinstaluje. Řeč na text převádí diktování v prohlížeči nebo telefonu. Rozbor textu dělá jazykový model společnosti Anthropic (USA). Text se mu pošle až po kliknutí na „Zpracovat“, spolu s výběrem z vašeho CRM: názvy firem s městem, jména kontaktů s firmou, názvy otevřených obchodů a produkty z katalogu (název, případně kód), aby je model správně přiřadil. Tarif Základ je bez AI rozborů schůzek a obchodů.

Co CRM Sales neumí: hromadné e-mailové kampaně a SMS, čtení příchozí pošty a telefonní ústřednu s nahráváním hovorů.

Všechny ceny jsou konečné, nejsme plátci DPH. Rozbory se počítají za firmu a kalendářní měsíc. Modul CRM Sales zkusíte 14 dní zdarma bez platební karty. Jak CRM pracuje s obchodníky v autě a u zákazníka, rozebírá článek CRM pro obchodníky v terénu, pro celé týmy je tu stránka Pro obchodní týmy.

Časté otázky

Potřebuje firma se dvěma obchodníky CRM?

Pokud spolu sdílí zákazníky nebo chcete vidět stav obchodů bez vyptávání, ano. Rozhoduje počet rozjednaných obchodů a zákazníků, ne počet lidí.

Stačí místo CRM Excel?

Pro jednoho obchodníka a pár desítek zákazníků ano. Jakmile se přidají úkoly, nabídky ve verzích a víc lidí, Excel přestane stačit, protože do něj nikdo nezapisuje včas.

Kolik stojí CRM pro malou firmu s pěti obchodníky?

V Nextivo CRM Sales od 745 Kč měsíčně v tarifu Základ (5 × 149 Kč), s rozbory schůzek v tarifu Start 1 745 Kč měsíčně (5 × 349 Kč). Konečné ceny, nejsme plátci DPH.

Musí obchodník něco instalovat?

U Nextivo CRM Sales ne. Běží v prohlížeči v počítači i v telefonu.

Jak dostanu data z CRM ven, když skončím?

V Nextivo CRM Sales vyexportujete firmy, kontakty, obchody i nabídky do Excelu nebo CSV kdykoliv sami.

Posílá CRM e-maily zákazníkům?

Nextivo CRM Sales připraví návrh e-mailu, který odešlete ze svého poštovního programu. Hromadné kampaně nedělá.

Článek shrnuje obecné informace k datu vydání. Funkce a ceny Nextivo CRM Sales platí k datu ověření.

Fakta ověřena k 3. 11. 2026.